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Las cualidades del responsable financiero de la empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

Como tantas otras cosas la labor del responsable financiero de una empresa se está viendo modificada en los últimos tiempos para configurar, desde mi punto de vista, un nuevo perfil deseable de este directivo.

Si en la concepción tradicional del financiero, éste se caracterizaba por aspectos tales como el trabajo rutinario o las labores de auditoría interna de la información empresarial, en un enfoque moderno otros factores pasan a tener un mayor peso en el momento de definir su figura, como pueden ser el del talento o el de las dotes de comunicación que posea. En concreto, se me ocurren las siguientes diez características concretas definitorias del “nuevo” responsable financiero:

1. Discreción. Por sus manos pasa gran cantidad de información sensible que, en muchas ocasiones, no debe traspasar las fronteras de la propia organización en la que desempeña su labor.

2. Responsabilidad. El incremento continuo de las regulaciones legales, la necesidad de que sus decisiones aporten valor económico a la compañía y las exigencias de transparencia en la información y en los métodos de trabajo utilizados hacen que esta cualidad cobre gran importancia.

3. Compromiso con la empresa y con los valores y cultura que ésta transmite. Un puesto clave en la empresa como es el responsable financiero debe estar alineado con la misión y objetivos de la misma.

4. Iniciativa. Debe tener una gestión proactiva que se adelante a los acontecimientos. En cierto modo, se convierte, si se me permite la expresión, en el arquitecto del futuro de la compañía.

5. Visión global y de negocio donde se familiarice con todas las funciones de la organización. Si tradicionalmente el financiero estaba centrado únicamente en su área de responsabilidad, hoy en día debe ser capaz de visionar la actividad de la empresa desde una perspectiva integral.

6. Actitud de aprendizaje continuo y adaptación a los cambios.

7. Dominio de los sistemas de información internos. Es fundamental que el responsable financiero entienda el proceso que genera y hace fluir la información en la empresa.

8. Comunicación. En la actualidad, como ya apuntaba anteriormente, el responsable financiero de una empresa precisa de excelentes técnicas de comunicación para la ardua tarea de negociar con las entidades financieras, o para intervenir en los consejos de administración donde cada vez aparece con mayor asiduidad.

9. Capacidad analítica. Tanto de la situación presente como de la futura. Ya no basta con ser un buen analista del pasado, se precisa de su capacidad para prever y analizar el futuro en un entorno dinámico y complejo.

10. Creatividad. Precisamente en un entorno cambiante y competitivo como el que vivimos, esta cualidad es una clara ventaja competitiva para su poseedor, hablando en términos estratégicos.

Por supuesto, además de las cualidades apuntadas, el responsable financiero debe ser capaz de dominar las técnicas financieras y contables, ¡faltaría más!

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El responsable financiero de una pequeña y mediana empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

No parecen ser buenos tiempos para ocupar la función de responsable financiero en una pequeña o mediana empresa. Si un rasgo definitorio de este tipo de empresas es el de convivir con tensiones de liquidez, ni que decir tiene cómo se está agravando esta situación con la prolongación de la crisis financiera, en aquellas pymes que tienen la fortuna de seguir activas. Lo cierto es que en lo que se refiere a la gestión financiera, lo normal es que en las empresas más pequeñas, caracterizadas por la escasez de recursos de todo tipo, ésta se centre principalmente en los aspectos contables asignados a una única persona para, a partir de ahí, aumentar en complejidad funcional y estructural con un mayor desarrollo de funciones, según nos encontremos ante empresas que, sin dejar de ser pymes, tienen mayor dimensión. Parece interesante repasar las notas que caracterizan la labor del responsable financiero en este tipo de organización, ahora que está en el “ojo del huracán”, las cuales la diferencian de la realizada por el financiero de una compañía grande. En concreto, se me ocurren las siguientes características que definen al financiero de la pyme:

  • Mayor concentración de tareas en su persona, lo que le obliga a establecer claramente un orden de prioridades al planificar la utilización de su tiempo.
  • Relaciones más estrechas y habituales con los otros responsables de la empresa, que pueden, en ocasiones, repercutir en que exista un mayor nivel de conflicto a la hora de fijar los objetivos.
  • Menor complejidad en los procedimientos de gestión y en la elaboración de la planificación. No obstante, y este es un elemento que en mi opinión es fundamental entender bien, la necesidad de planificar objetivos financieros y fijar estrategias para conseguirlos es la misma.
  • Escasez de recursos financieros, agravada en los últimos tiempos, y de todo tipo.
  • Mayor agilidad en la operativa y en la toma de decisiones. A pesar de ello, en muchas ocasiones el poder de decisión del responsable financiero se halla muy limitado, especialmente en aquellas organizaciones donde el núcleo de decisión se concentra en la figura del gerente o dueño del negocio.
  • Menor profundidad en los análisis realizados. La concentración de tareas y la escasez de recursos a su disposición llevan a que realice un análisis menos exhaustivo de la información a su alcance.
  • Especial atención a la relación y negociación con las entidades de crédito. De la financiación de este tipo de entidades dependerá la supervivencia de muchas pequeñas empresas, más aún en la situación actual.

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El cobro de comisiones bancarias

Mario Cantalapiedra – Economista 

En los entornos económicos de tipos de interés bajos, los bancos se ven “obligados” a incrementar el peso de los ingresos por comisiones en sus resultados tratando de equilibrarlos, aspecto que puede llegar a elevar considerablemente el coste efectivo de los productos que financian la actividad de aquellos afortunados que logran acceder al crédito bancario hoy en día.

Los bancos suelen tarifar las comisiones como una cantidad fija, que nos cobran con carácter periódico o no, o como un porcentaje sobre el importe de la operación contratada con un mínimo para las operaciones de escaso volumen. Estas tarifas por regla general son libres, es decir, las entidades bancarias pueden repercutirnos los importes que estimen adecuados, salvo determinadas excepciones en la que las cantidades a cobrar se encuentran limitadas por Ley, como en el caso de la cancelación anticipada de préstamos hipotecarios a tipo variable. A pesar de esta libertad, es importante recordar una serie de reglas a la que está sujeto el cobro de comisiones bancarias en España:

  • La comisión, antes de ser aplicada, debe recogerse en el folleto de tarifas de la entidad de crédito registrado en el Banco de España y, en su caso, en el documento contractual correspondiente. Estos folletos pueden consultarse de forma gratuita en la web del Banco de España (http://bit.ly/a7K7kM). Las tarifas correspondientes deben aparecer redactadas de forma clara y fácilmente comprensible, y las entidades bancarias no pueden cobrarnos comisiones por conceptos no mencionados en el folleto de tarifas ni cobrarnos dos veces por el mismo servicio. En el folleto se ha de indicar la periodicidad con que se aplicará la comisión cuando tenga carácter periódico y sus condiciones de valoración.
  • Las entidades bancarias en principio no pueden cargar cantidades superiores a las establecidas en el folleto de tarifas, es decir, lo que se comunica y registra en el Banco de España son importes máximos a cobrar, siempre cabe la posibilidad de negociar costes inferiores con cada entidad dentro del proceso de negociación bancaria. No obstante, existen determinadas comisiones bancarias que por sus características especiales se registran de forma orientativa al depender su importe real de las características finales de la operación bancaria que se contrata. Por ejemplo, las comisiones que corresponden a garantías crediticias como los avales o las que las entidades financieras repercuten por el servicio de factoring sin recurso, donde recordemos como el factor se hace cargo del riesgo de insolvencia del cliente en caso de impago de las facturas que le han sido cedidas.
  • La comisión ha de respondes efectivamente a un servicio prestado por la entidad bancaria, aceptado o solicitado en firme por el cliente. Por tanto, el banco no puede cobrarnos por servicios que no le hayamos solicitado o aceptado.

Conocer estas reglas no nos va a evitar sufrir el bombardeo de comisiones pero si puede ayudarnos a plantear mejor su negociación con la entidad bancaria.

 

 

Acciones para mejorar la gestión de facturas de clientes

Mario Cantalapiedra – Economista

Entre las medidas a emprender para reducir al máximo el plazo de tiempo existente entre el momento de una venta y su posterior cobro, se encuentran una serie de funciones administrativas relacionadas con el proceso de facturación que debemos tratar de optimizar para no originar ningún motivo que retrase el pago final del cliente. Se trata fundamentalmente de, sabiendo que los morosos existen, no ponérselo aún más fácil.

En primer lugar, y aunque parezca que deba sobreentenderse, está claro que en el momento en que podamos facturar al cliente, facturaremos, evitando retrasos que puedan operar en nuestra contra.

En segundo lugar, a la hora de emitir la factura, es importante respetar los siguientes requisitos de tipo formal exigidos por el vigente RD 1496/2003, de 28 de noviembre, que regula las obligaciones de facturación:

  • Numeración correlativa y, en su caso, serie de la factura.
  • Fecha de expedición y, en su caso, fecha de las operaciones que se documentan en la factura, siempre que esta última sea distinta a la de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, número de identificación fiscal y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario. En este sentido, es importante tener actualizados todos los datos sobre el cliente que necesitemos para facturar (interlocutor, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etcétera). 
  • Descripción de las operaciones, consignando los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA correspondiente y su importe.
  • El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  • La cuota tributaria que se repercuta en la factura.

Otro elemento importante para mejorar la gestión de las facturas de clientes es el de redactar las fechas de pago con claridad y especificando el medio de pago a utilizar. Una fórmula válida a utilizar sería, por ejemplo: “Transferencia bancaria a 30 días fecha factura” (se puede incluso especificar la fecha concreta de pago: 26 de febrero de 2010). En el caso de empresas que comercialicen bienes, parece interesante incluir en la factura, al dorso de la misma, un texto con las mencionadas condiciones de pago que incluya además la “cláusula de reserva de dominio”, prevista por la Ley 3/2004 contra la morosidad. Recordemos que, por esta cláusula, los bienes no pasan a propiedad del deudor hasta su pago total, pudiendo ayudarnos, por ejemplo, en un proceso judicial que, en su caso, se emprenda contra un cliente moroso. Un aviso: para poder aplicarse ha de ser pactada con el cliente con carácter previo a la entrega de los bienes.

Por último, en este breve repaso sobre la gestión de las facturas de clientes, dependiendo del importe que represente la factura en términos relativos, podremos utilizar una u otra forma de envío al cliente, de tal modo que, para las de importes más elevados, es recomendable utilizar los medios más rápidos y seguros a nuestro alcance (facturación electrónica, mensajería, etcétera).

 

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