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Herramienta de cálculo de costes de aplazamiento y morosidad

Herramienta Excel para calcular los Costes de aplazamiento y morosidad

 

Gustavo Sousa – Director territorial Centro Iberinform 

Como continuación al post del profesor Pere J. Brachfield sobre los costes de la morosidad, propongo una sencilla herramienta Excel para calcular los costes que la morosidad genera a las empresas.

 

Herramienta calculo costes morosidad

Esta herramienta tiene en cuenta:

 Los costes financieros en función de los días de aplazamiento.

  • Gastos de gestión tanto internos como externo.
  • IPC anual
  • Los gastos de descuento comercial
  • Gastos de póliza de crédito 
  • Gastos de devolución de efectos impagados

 

Con ello y aparte de darnos el coste final del aplazamiento o impagado, y en función del margen bruto, nos indica: 

  • El coste de la venta fallida
  • Volumen de ventas necesario para recuperar los costes del fallido o aplazamiento
  • El beneficio (o pérdida) neto real de la venta

  

Morosidad empresas
Morosidad empresas

Otra información relacionada:

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Gustavo Sousa – Director Territorial Iberinform Internacional, SAU

Grupo morosidad e impagos linkedin 

Históricamente la técnica de segmentar clientes se emplea en los diferentes departamentos de las organizaciones.

  • El departamento marketing define y localiza nuevos clientes objetivo.
  • El departamento comercial, la segmentación normalmente es empleada para diferenciar aquellos clientes de gran volumen, que tienen un trato o condiciones comerciales diferentes al resto o para identificar aquellos clientes con un cierto consumo de productos o servicios para realizar acciones de “Cross- Selling” y/o “ “Up- Selling”, y así, aumentar su facturación.
  • El departamento financiero, según mi experiencia de años tratando con responsables este de departamento, se segmenta en función del nivel de riegos de cada cliente, volúmenes de riesgo, plazos de pago etc. para así vigilar, controlar y admitir o no riesgos comerciales.

Dentro del “pipe-line” comercial por el que atraviesa el cliente en una empresa, desde su identificación por marketing o comercial, su entrada en el activo de la empresa como cliente y su relación permanente con la misma (fidelización), es, en estas primeras etapas donde, en la mayoría de las ocasiones, se demandan bases de datos (Comúnmente BBDD) de potenciales clientes, bien internas o bien compradas a empresas externas, especializadas en el suministro de este tipo de servicios.

Las empresas tienen que crecer año a año, en facturación o número de clientes, es por ello que normalmente se suele acudir a solicitar bases de datos, para identificar nuevas oportunidades de negocio. Los dos requisitos, generales, que se exigen a una BBDD, al margen de las segmentaciones habituales por sector de actividad, facturación, geográfica, empleados, etc. son habitualmente, y sin ánimo de establecer una prioridad:

1.- Actualización, es decir que la empresa que las proporciona cuente con los mecanismos adecuados para mantener de forma continua, todos los campos de cada registro lo más actualizados posible, exigencia que, enlaza con la siguiente:

2.- Que disponga de información veraz, lo que depende de las fuentes de información de donde se obtengan, para evitar altos índices medios de devolución, llamadas o visitas improductivas y lograr el máximo de rentabilidad en su uso.

Variables y medición de la eficacia de las acciones con bases de datos

Una vez solicitadas la BBDD, la primera variable que se suele medir para ver la eficacia de la misma es el índice de devoluciones. Hecho lo cual, se pasa a medir número de impactos, clientes contactados, índices medios de respuesta, etc. Sin embargo lo que se debería también valorar, a priori, es si contienen la información de los clientes potenciales a los que realmente quiero dirigir, si son los que quiero tener en el activo de mi balance.

Variable financiera de riesgo y solvencia – Análisis financiero y contable en la segmentacion de clientes

Debemos ser conscientes de que cualquier operación con un cliente, no se firma hoy y se cobra al instante, si no que desde que se produce el pedido hasta que se cobra el mismo, dependiendo del sector y del producto y servicio, pasan muchos meses.

Morosidad - Analisis de cartera de clientes
Morosidad - Analisis de cartera de clientes

Podemos conocer la solvencia desde el punto de vista de pago de la empresa (ratios), mediante análisis financieros y contables de sus datos al día de hoy, mediante informes investigados, sin embargo, normalmente contamos con estos datos con un año o año y medio de retraso. Nuestro objetivo ha de ser el conocer su situación futura, con meses de antelación, para así poder determinar si es o no adecuado para nuestra cartera y el nivel de riesgo comercial que queremos tomar y evitar sorpresas desagradables de incumplimientos.

También, debemos de ser conscientes de que muchas de las empresas que aparecen en el Registro Mercantil no están activas, se trata de sociedades que en las actuales circunstancias económicas se han visto avocadas al cierre y que por diferentes motivos no han sido dadas de baja por los registradores. Normalmente estas empresas inactivas siguen, en la mayoría de los casos, figurando en estas BBDD, con las consecuentes pérdidas de recursos que ocasionan el dirigirnos a ellas.

Si un cliente con alto riesgo de incumplir sus compromisos de pago, no es un cliente interesante para la empresa, ¿ Cuántos esfuerzos de marketing, comerciales etc. tanto económicos como de recursos nos ahorraríamos si pudiéramos segmentar desde un principio en función de niveles de probabilidad de riesgo de impago?.

Es claro que ahorraríamos muchos en todos los departamentos, ya que la inversión estaría dirigida a la captación sólo de aquellos clientes potenciales interesantes económicamente para el activo de la empresa. En la actualidad, dada la actual situación económica y financiera, las empresas viven en un entorno tan cambiante como peligroso, habida cuenta de los altos índices de morosidad y su efecto dominó, ya que este problema es una de las causas fundamentales de la desaparición de empresas y sobre todo autónomos en España. Por ello es vital el tomar dos tipos de acciones:

  • Asegurarnos de que todas nuestra acciones de marketing y comerciales vayan dirigidas a clientes sin riesgos de producir impagos presentes y futuros,al menos a un año vista, (dejemos los demás para la competencia¡¡), evitando el adquirir para nuestro activo clientes potencialmente peligrosos.
  • Realizar análisis periódicos y preventivos de nuestra BBDD de clientes con el fin de poder tomar medidas preventivas, con meses de antelación, ante posibles problemas de impago futuros.

¿Existen estas herramientas? ¿Se puede hacer esto?, ¿realidad o ficción?, la respuesta es, si existen, BBDD fruto de entrevistas personales con los responsables directos de las empresas de España, en donde se contrastan, actualizan y verifican las informaciones aportadas. Herramientas como el Rating Predictivo de Morosidad que nos indica la probabilidad de impago de una empresa con 12 meses de antelación y con un grado de fiabilidad y acierto, empírica y realmente demostrado, muy elevado.

Además son instrumentos asequibles para todo tipo de empresa por su fácil accesibilidad, manejo, y su bajo coste económico. Si además de contar con BBDD segmentadas con los criterios comentados, empleamos los canales y medios adecuados para dirigirnos a los clientes, actuales o potenciales, ofreciendo a cada uno, de forma personalizada el producto a medida para satisfacer su necesidad, no cabe duda de que en nuestras manos contaremos con unas herramientas muy potentes con las que aseguraremos la consecución de nuestros objetivos, con independencia del departamento en que desarrollemos nuestra actividad.

Podría comentar numerosos casos de éxito, desde grandes multinacionales de “utilities” y entidades financieras a Pymes o autónomos, de todo tipo de sectores de actividad económica en donde se solicita este tipo de servicios:

1. Para la realización de acciones de marketing y comerciales, para dirigirlas sólo a los objetivos realmente rentables.

2. Para establecer un seguimiento periódico de la calidad crediticia de los clientes actuales, proporcionando señales claras de aviso de impago con meses de antelación a que se produzca el problema y posibilitando acciones que lo eviten.

Los resultados han sido realmente exitosos y cuantificables:

1.- Disminuciones y economías:

  • De la inversión en BBDD al existir un índice de devoluciones muy bajo (no se pierden impactos por falta de actualización)
  • Sólo nos dirigimos a los clientes rentables, eliminando entre un 30% y un 40% de registros con altas tasas de probabilidad de impago.
  • Eliminación de las empresas inactivas.
  • Disminución del número de impagados y sus costes.
  • Disminución del porcentaje de la cartera en área de riesgo
  • Disminución de la tensión habitual entre riesgos y comercial por la aceptación o no de operaciones.

2.– Incrementos y beneficios

  • De la eficacia de los impactos producidos por las acciones comerciales y de marketing
  • De la cartera de clientes
  • De la facturación. 
  • De la motivación de la red comercial
  • De las operaciones aceptadas por los departamentos de riesgo ¿Porqué no llevarlo a la práctica?