Archivo de la categoría: Mario Cantalapiedra (Economista)

Manual de gestión financiera para Pymes. Conceptos y aplicaciones prácticas

Cantalapiedra Arenas, M. (2005): Manual de gestión financiera para Pymes. Conceptos y aplicaciones prácticas. Madrid: CIE Inversiones Editoriales Dossat 2000.

Esta obra es un auténtico manual de referencia y consulta para el gestor financiero de una pequeña o mediana empresa. Un libro que debería formar parte de esa pequeña biblioteca que el responsable financiero, siempre con poco tiempo e involucrado en la vorágine del día a día, debe tener. La problemática de las pymes, en cuanto a la falta de profesionalización o de personal cualificado, sobre todo en lo que se refiere a la gestión financiera, es uno de los aspectos donde más hincapié debe hacerse por parte de todos. Y este manual cumple este objetivo de forma perfecta: ideas prácticas y útiles, muy concretas, para ayudar al gestor en su trabajo diario. Se nota que el autor conoce perfectamente las funciones de este responsable, las ha llevado a la práctica y conoce su funcionamiento. Eso le permite explicarlas de forma clara y realista, y, por ello, útil.

Las empresas españolas pagan antes

Mario Cantalapiedra – Economista 

En cierta medida resultan sorprendentes los datos del estudio presentado por Iberinform que muestran como las empresas españolas están pagando cada vez más pronto. Dicho estudio basado en las cuentas anuales depositadas por más de 10.000 empresas en el Registro Mercantil sitúa el plazo medio de pago real en 111 días, en el último ejercicio del que existen datos completos, es decir, en 2008, cuando la crisis ya estaba plenamente instalada entre nosotros. Pensemos que el dato anterior, correspondiente a 2007, mostraba un plazo medio de 124 días, por lo que la rebaja se puede considerar significativa. 

Según Iberinform el análisis de los datos parciales y la tendencia de 2009 y 2010 apunta a que este plazo medio de pago de 111 días podría incluso descender por debajo de la barrera de los 100 días, como podemos ver en el gráfico. En este punto, conviene recordar que cualquier estudio basado en las cuentas anuales depositadas anualmente por las empresas, tiene que tener en cuenta el retraso que se produce en tener disponible la información completa, por lo que esta tendencia a la reducción en el plazo de pago deberá ir confirmándose en el tiempo. 

Plazo medio de pago empresas España 2008 - Previsiones 2009 - 2010
Plazo medio de pago empresas España 2008 - Previsiones 2009 - 2010

 

Como todo dato estadístico este plazo medio ha de ser analizado con cuidado, de tal modo que una desagregación parcial del mismo por sectores, nos muestra como las empresas pertenecientes al sector construcción y afines, como actividades inmobiliarias y de alquiler, donde se concentran gran parte de los problemas que sufre nuestra economía, presentan un periodo medio de pago mucho más alto, con 182 días, siendo además el único plazo que presenta tendencia alcista. El estudio refleja que en el otro extremo se sitúa el sector del comercio, cuyo periodo medio de pago se sitúa en los 59 días. 

En cualquier caso, confiemos que esta tendencia de mejora en los plazos de pago se vea confirmada en los próximos ejercicios y, apoyados en la mejora de la legislación de la materia en curso, finalmente seamos un país “serio” y “civilizado” en cuanto a condiciones de pago entre empresas se refiere. 

  

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Cómo reducir plazos en los almacenes de la empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

A la espera de que contemos con la cobertura legal y efectiva que nos permita cobrar a nuestros clientes en un plazo máximo de 60 días a contar desde la fecha de recepción de las mercancías (lástima del período de adaptación, con lo que nos hace falta que esta medida entre en vigor cuanto antes), muchos de nosotros tendremos que seguir ingeniándolas para acortar los períodos medios de maduración de nuestras empresas, persiguiendo tener menores necesidades de financiación.

Recordemos que el período medio de maduración de una empresa viene a recoger el tiempo que, por término medio, el dinero invertido en la actividad tarda en volver a la tesorería después de haber recorrido todo el ciclo productivo. Cuanto más corto sea éste, más eficiente es la empresa, puesto que necesita financiar su ciclo de actividad durante menos días, luego se trata de lograr que sea lo más reducido posible.

La reducción del periodo medio de maduración se puede conseguir a través de la gestión de sus distintos componentes; en concreto, reduciendo los plazos de almacenes o los de cobro a clientes, y aumentando los de pago a proveedores. En muchas ocasiones las empresas procuran incidir sobre la mejora de plazos de cobro a clientes y de pago a proveedores, pero olvidan las medidas que pueden mejorar los plazos de almacenes, sobre las que me quiero centrar ahora.

Si partimos del axioma de que las existencias son una inversión a corto plazo que es preciso financiar, el objetivo desde el punto de vista financiero ha de ser precisamente mantener el menor nivel posible de almacenes que garantice la actividad de la empresa, es decir la producción y venta, tratando de encontrar el equilibrio entre la flexibilidad que proporcionan las existencias al proceso productivo y su coste.

Las medidas a emprender para optimizar plazos de almacenes pueden, a su vez, descomponerse entre los tres principales tipos de éstos que podemos distinguir en una empresa productiva (materias primas, productos en curso y productos terminados). Con respecto a las acciones para reducir los plazos en almacenes de materias primas, podemos:

  • Elegir proveedores más cercanos a los que poder comprar con mayor frecuencia y en menores cantidades.
  • Adquirir materias primas de tipo estándar que permitan tener menor número de referencias en almacén, proporcionen mayor facilidad para reponerlas, y al final signifiquen un menor nivel de existencias.

También pueden arbitrarse acciones para reducir los plazos en almacenes de productos en curso:

  • Evitar los cuellos de botella, es decir las fases de la producción que ralentizan todo el proceso productivo.
  • Mantener los equipos productivos en buen estado evitando las averías.
  • Eliminar los tiempos muertos en la producción.

Por último, existen otras medidas que se dirigen a reducir los plazos en almacenes de productos terminados:

  • Realizar, siempre que sea posible, ventas “bajo pedido” de nuestros clientes.
  • Promocionar con campañas específicas los productos menos demandados.

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¿Con cuántos bancos debe trabajar mi empresa?

Mario Cantalapiedra – Economista

No son tiempos propicios para elegir con libertad el número adecuado de entidades bancarias con el que una empresa desea trabajar, puesto que, en muchos casos, sencillamente las compañías se ven abocadas a operar con aquellas entidades que les conceden crédito, sin valorar más allá. A pesar de ello, creo que puede ser interesante realizar un análisis de las ventajas e inconvenientes que representa para una empresa, tanto la opción de trabajar con una única entidad bancaria como la de hacerlo con varios bancos, y tener esta perspectiva en mente.

 En el caso concreto de las ventajas de operar con una única entidad bancaria, se me ocurren las tres siguientes:

 1.      La acumulación de operaciones puede traducirse en el logro de un mejor precio.

2.      Se producen relaciones más estrechas, mayor confianza y mayor implicación entre banco y empresa.

3.      Existe una menor carga administrativa, en cuanto a tareas tales como la comprobación y conciliación de cuentas bancarias, el archivo de documentos y contratos, la generación de bases de datos, etcétera.

Por otro lado, también es lógico pensar que se presentarán distintos inconvenientes al trabajar con un único banco, por ejemplo los siguientes:

1.      La dependencia financiera respecto al banco elegido.

2.      La imposibilidad de comparar precios de una forma directa.

3.      La acumulación del riesgo en una única entidad financiera.

Si, por el contrario, la opción elegida por la empresa es trabajar con dos o más bancos, nos encontraremos también con ciertas ventajas:

1.      La posibilidad de comparar precios directamente entre nuestros bancos.

2.      El riesgo financiero de la empresa se comparte por varias entidades, lo que inclusive es del agrado de muchas de ellas.

3.      No existe dependencia de un único banco.

4.      Puede aprovecharse la especialización de cada entidad financiera en los productos y servicios en los que sea más competitiva, lográndose además un servicio global bancario más completo.

Por último, también debemos valorar los inconvenientes de trabajar con dos o más bancos:

1.      En principio pueden existir precios más altos al dividir el negocio entre entidades.

2.      Existe una mayor carga administrativa que debemos soportar y que se traduce en mayores costes de estructura soportados.

Lo cierto es que la empresa debería intentar trabajar, en cada momento, con tantas entidades bancarias como necesitara, al mismo tiempo que pudiera dar negocio a cada una de ellas según los pactos establecidos. Sin embargo, si la financiación otorgada por cada entidad es inferior a la solicitada, algo, por desgracia, demasiado frecuente en la coyuntura del mercado financiero actual, al final seguramente tendremos que trabajar con más bancos de los que en principio desearíamos tener.

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El crédito moroso en el Impuesto sobre Sociedades

Mario Cantalapiedra – Economista

Cuando sufrimos el retraso en el pago del crédito por parte de uno de nuestros clientes, además del problema directo de tesorería que puede surgir, se nos presentan una serie de inconvenientes indirectos entre los que se encuentran las dudas sobre el tratamiento fiscal que podemos dar a esta situación. En principio, sería lógico pensar que la pérdida por deterioro de créditos por operaciones comerciales” (la que antiguamente conocíamos como “provisión por insolvencias), motivada por la morosidad del deudor, sería deducible a efectos fiscales, algo que nos facilitaría bastante las cosas sin embargo, para poder efectuar su deducción existen una serie de preceptos legales que es preciso cumplir, y que debemos recordar.

De este modo, la pérdida de valor reflejada en nuestra contabilidad será deducible fiscalmente, siempre que se cumplan las circunstancias siguientes exigidas por el Texto Refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, en concreto en su artículo 12.2:

  • Hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento de la obligación.
  • El cliente esté declarado en situación de concurso.
  • El cliente esté procesado por delito de alzamiento de bienes.
  • La deuda haya sido reclamada judicialmente, o sea objeto de un litigio judicial o procedimiento arbitral de cuya solución dependa su cobro.

Bastará con que se cumpla alguna de las situaciones anteriores para que la empresa pueda deducir el gasto contable originado por el crédito moroso. A pesar de ello, la legislación sobre el Impuesto sobre Sociedades también regula una serie de excepciones en las que no se podrán deducir las pérdidas por deterioro de créditos, salvo que éstos sean objeto de procedimiento arbitral o judicial que trate sobre su existencia o cuantía:

  • Créditos adeudados o afianzados por entidades de derecho público.
  • Créditos afianzados por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca.
  • Créditos garantizados mediante derechos reales, pacto de reserva de dominio y derecho de retención, excepto en los casos de pérdida o envilecimiento de la garantía.
  • Créditos garantizados mediante un contrato de seguro de crédito o caución.
  • Créditos objeto de renovación o prórroga expresa.

 Tampoco el Impuesto sobre Sociedades considera deducibles las pérdidas para la cobertura del riesgo derivado de las posibles insolvencias de personas o entidades vinculadas a la empresa (aspecto que podemos englobar dentro de la tendencia a controlar exhaustivamente, por parte de la Administración Tributaria, las operaciones realizadas entre empresas del mismo grupo); sólo se permite una excepción para poder deducirlas, y es que exista una declaración judicial de insolvencia detrás.

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Y por qué no montar nuestro propio banco

Mario Cantalapiedra – Economista

Las pequeñas y medianas se quejan, no sin razón en muchas ocasiones, de que las entidades bancarias no les conceden el crédito necesario para desarrollar su actividad. Ya puestos y visto lo visto, por qué no plantearse la alternativa de fundar un banco como proyecto empresarial, de tal modo que “si no puedes con el enemigo, únete a él”.

Los bancos como sabemos operan con ánimo de lucro, algunos dirían que mucho, captando recursos ajenos mediante depósitos y préstamos y concediendo crédito a sus clientes. Su actividad está basada en el uso y posesión de los fondos captados, pero no en su propiedad, aspecto que a veces parece olvidarse con facilidad. Además gestionan el flujo monetario de cobros y pagos que se producen en la economía, percibiendo a cambio el cobro de comisiones, de nuevo, algunos dirían que excesivas.

Independientemente de la viabilidad o no que se le pueda conceder a la idea de crear un banco, aquel que se embarque en un proyecto de este tipo, ha de conocer los requisitos que son exigidos para desarrollar la actividad bancaria en España, en concreto, los siguientes:

  • Ser autorizado por el Ministerio de Economía, previo informe del Banco de España.
  • Inscribirse en el Registro Mercantil y en el Registro Oficial de Entidades del Banco de España.
  • Constituirse como sociedad anónima.
  • Tener un capital social mínimo de dieciocho millones de euros (aquí no vale aquello de empezar la actividad constituyendo una sociedad limitada con un capital de 3.005,06 euros), desembolsado íntegramente en efectivo y representado por acciones nominativas.
  • Limitar su objeto social a las actividades propias de una entidad de crédito.
  • Asegurar la honorabilidad comercial y profesional de los titulares de participaciones significativas (entendiéndose por tales las que alcanzan el cinco por ciento del capital o de los derechos de voto de la entidad).
  • Contar con un consejo de administración formado por al menos cinco miembros, todos ellos de reconocida honorabilidad, conocimientos y experiencia.
  • Contar con una buena organización administrativa y contable, así como procedimientos de control interno adecuados que garanticen la gestión sana y prudente de la entidad.
  • Tener su domicilio social, así como su efectiva administración y dirección, en territorio nacional.
  • Cumplir determinadas normativas sobre solvencia, valoración contable y de régimen de información al BE.

Después de estudiar esta exhaustiva lista es lógico que muchos queden desanimados con el proyecto, no obstante, si otros antes lo hicieron…

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Las cualidades del responsable financiero de la empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

Como tantas otras cosas la labor del responsable financiero de una empresa se está viendo modificada en los últimos tiempos para configurar, desde mi punto de vista, un nuevo perfil deseable de este directivo.

Si en la concepción tradicional del financiero, éste se caracterizaba por aspectos tales como el trabajo rutinario o las labores de auditoría interna de la información empresarial, en un enfoque moderno otros factores pasan a tener un mayor peso en el momento de definir su figura, como pueden ser el del talento o el de las dotes de comunicación que posea. En concreto, se me ocurren las siguientes diez características concretas definitorias del “nuevo” responsable financiero:

1. Discreción. Por sus manos pasa gran cantidad de información sensible que, en muchas ocasiones, no debe traspasar las fronteras de la propia organización en la que desempeña su labor.

2. Responsabilidad. El incremento continuo de las regulaciones legales, la necesidad de que sus decisiones aporten valor económico a la compañía y las exigencias de transparencia en la información y en los métodos de trabajo utilizados hacen que esta cualidad cobre gran importancia.

3. Compromiso con la empresa y con los valores y cultura que ésta transmite. Un puesto clave en la empresa como es el responsable financiero debe estar alineado con la misión y objetivos de la misma.

4. Iniciativa. Debe tener una gestión proactiva que se adelante a los acontecimientos. En cierto modo, se convierte, si se me permite la expresión, en el arquitecto del futuro de la compañía.

5. Visión global y de negocio donde se familiarice con todas las funciones de la organización. Si tradicionalmente el financiero estaba centrado únicamente en su área de responsabilidad, hoy en día debe ser capaz de visionar la actividad de la empresa desde una perspectiva integral.

6. Actitud de aprendizaje continuo y adaptación a los cambios.

7. Dominio de los sistemas de información internos. Es fundamental que el responsable financiero entienda el proceso que genera y hace fluir la información en la empresa.

8. Comunicación. En la actualidad, como ya apuntaba anteriormente, el responsable financiero de una empresa precisa de excelentes técnicas de comunicación para la ardua tarea de negociar con las entidades financieras, o para intervenir en los consejos de administración donde cada vez aparece con mayor asiduidad.

9. Capacidad analítica. Tanto de la situación presente como de la futura. Ya no basta con ser un buen analista del pasado, se precisa de su capacidad para prever y analizar el futuro en un entorno dinámico y complejo.

10. Creatividad. Precisamente en un entorno cambiante y competitivo como el que vivimos, esta cualidad es una clara ventaja competitiva para su poseedor, hablando en términos estratégicos.

Por supuesto, además de las cualidades apuntadas, el responsable financiero debe ser capaz de dominar las técnicas financieras y contables, ¡faltaría más!

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El responsable financiero de una pequeña y mediana empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

No parecen ser buenos tiempos para ocupar la función de responsable financiero en una pequeña o mediana empresa. Si un rasgo definitorio de este tipo de empresas es el de convivir con tensiones de liquidez, ni que decir tiene cómo se está agravando esta situación con la prolongación de la crisis financiera, en aquellas pymes que tienen la fortuna de seguir activas. Lo cierto es que en lo que se refiere a la gestión financiera, lo normal es que en las empresas más pequeñas, caracterizadas por la escasez de recursos de todo tipo, ésta se centre principalmente en los aspectos contables asignados a una única persona para, a partir de ahí, aumentar en complejidad funcional y estructural con un mayor desarrollo de funciones, según nos encontremos ante empresas que, sin dejar de ser pymes, tienen mayor dimensión. Parece interesante repasar las notas que caracterizan la labor del responsable financiero en este tipo de organización, ahora que está en el “ojo del huracán”, las cuales la diferencian de la realizada por el financiero de una compañía grande. En concreto, se me ocurren las siguientes características que definen al financiero de la pyme:

  • Mayor concentración de tareas en su persona, lo que le obliga a establecer claramente un orden de prioridades al planificar la utilización de su tiempo.
  • Relaciones más estrechas y habituales con los otros responsables de la empresa, que pueden, en ocasiones, repercutir en que exista un mayor nivel de conflicto a la hora de fijar los objetivos.
  • Menor complejidad en los procedimientos de gestión y en la elaboración de la planificación. No obstante, y este es un elemento que en mi opinión es fundamental entender bien, la necesidad de planificar objetivos financieros y fijar estrategias para conseguirlos es la misma.
  • Escasez de recursos financieros, agravada en los últimos tiempos, y de todo tipo.
  • Mayor agilidad en la operativa y en la toma de decisiones. A pesar de ello, en muchas ocasiones el poder de decisión del responsable financiero se halla muy limitado, especialmente en aquellas organizaciones donde el núcleo de decisión se concentra en la figura del gerente o dueño del negocio.
  • Menor profundidad en los análisis realizados. La concentración de tareas y la escasez de recursos a su disposición llevan a que realice un análisis menos exhaustivo de la información a su alcance.
  • Especial atención a la relación y negociación con las entidades de crédito. De la financiación de este tipo de entidades dependerá la supervivencia de muchas pequeñas empresas, más aún en la situación actual.

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El cobro de comisiones bancarias

Mario Cantalapiedra – Economista 

En los entornos económicos de tipos de interés bajos, los bancos se ven “obligados” a incrementar el peso de los ingresos por comisiones en sus resultados tratando de equilibrarlos, aspecto que puede llegar a elevar considerablemente el coste efectivo de los productos que financian la actividad de aquellos afortunados que logran acceder al crédito bancario hoy en día.

Los bancos suelen tarifar las comisiones como una cantidad fija, que nos cobran con carácter periódico o no, o como un porcentaje sobre el importe de la operación contratada con un mínimo para las operaciones de escaso volumen. Estas tarifas por regla general son libres, es decir, las entidades bancarias pueden repercutirnos los importes que estimen adecuados, salvo determinadas excepciones en la que las cantidades a cobrar se encuentran limitadas por Ley, como en el caso de la cancelación anticipada de préstamos hipotecarios a tipo variable. A pesar de esta libertad, es importante recordar una serie de reglas a la que está sujeto el cobro de comisiones bancarias en España:

  • La comisión, antes de ser aplicada, debe recogerse en el folleto de tarifas de la entidad de crédito registrado en el Banco de España y, en su caso, en el documento contractual correspondiente. Estos folletos pueden consultarse de forma gratuita en la web del Banco de España (http://bit.ly/a7K7kM). Las tarifas correspondientes deben aparecer redactadas de forma clara y fácilmente comprensible, y las entidades bancarias no pueden cobrarnos comisiones por conceptos no mencionados en el folleto de tarifas ni cobrarnos dos veces por el mismo servicio. En el folleto se ha de indicar la periodicidad con que se aplicará la comisión cuando tenga carácter periódico y sus condiciones de valoración.
  • Las entidades bancarias en principio no pueden cargar cantidades superiores a las establecidas en el folleto de tarifas, es decir, lo que se comunica y registra en el Banco de España son importes máximos a cobrar, siempre cabe la posibilidad de negociar costes inferiores con cada entidad dentro del proceso de negociación bancaria. No obstante, existen determinadas comisiones bancarias que por sus características especiales se registran de forma orientativa al depender su importe real de las características finales de la operación bancaria que se contrata. Por ejemplo, las comisiones que corresponden a garantías crediticias como los avales o las que las entidades financieras repercuten por el servicio de factoring sin recurso, donde recordemos como el factor se hace cargo del riesgo de insolvencia del cliente en caso de impago de las facturas que le han sido cedidas.
  • La comisión ha de respondes efectivamente a un servicio prestado por la entidad bancaria, aceptado o solicitado en firme por el cliente. Por tanto, el banco no puede cobrarnos por servicios que no le hayamos solicitado o aceptado.

Conocer estas reglas no nos va a evitar sufrir el bombardeo de comisiones pero si puede ayudarnos a plantear mejor su negociación con la entidad bancaria.

 

 

Acciones para mejorar la gestión de facturas de clientes

Mario Cantalapiedra – Economista

Entre las medidas a emprender para reducir al máximo el plazo de tiempo existente entre el momento de una venta y su posterior cobro, se encuentran una serie de funciones administrativas relacionadas con el proceso de facturación que debemos tratar de optimizar para no originar ningún motivo que retrase el pago final del cliente. Se trata fundamentalmente de, sabiendo que los morosos existen, no ponérselo aún más fácil.

En primer lugar, y aunque parezca que deba sobreentenderse, está claro que en el momento en que podamos facturar al cliente, facturaremos, evitando retrasos que puedan operar en nuestra contra.

En segundo lugar, a la hora de emitir la factura, es importante respetar los siguientes requisitos de tipo formal exigidos por el vigente RD 1496/2003, de 28 de noviembre, que regula las obligaciones de facturación:

  • Numeración correlativa y, en su caso, serie de la factura.
  • Fecha de expedición y, en su caso, fecha de las operaciones que se documentan en la factura, siempre que esta última sea distinta a la de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, número de identificación fiscal y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario. En este sentido, es importante tener actualizados todos los datos sobre el cliente que necesitemos para facturar (interlocutor, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etcétera). 
  • Descripción de las operaciones, consignando los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA correspondiente y su importe.
  • El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  • La cuota tributaria que se repercuta en la factura.

Otro elemento importante para mejorar la gestión de las facturas de clientes es el de redactar las fechas de pago con claridad y especificando el medio de pago a utilizar. Una fórmula válida a utilizar sería, por ejemplo: “Transferencia bancaria a 30 días fecha factura” (se puede incluso especificar la fecha concreta de pago: 26 de febrero de 2010). En el caso de empresas que comercialicen bienes, parece interesante incluir en la factura, al dorso de la misma, un texto con las mencionadas condiciones de pago que incluya además la “cláusula de reserva de dominio”, prevista por la Ley 3/2004 contra la morosidad. Recordemos que, por esta cláusula, los bienes no pasan a propiedad del deudor hasta su pago total, pudiendo ayudarnos, por ejemplo, en un proceso judicial que, en su caso, se emprenda contra un cliente moroso. Un aviso: para poder aplicarse ha de ser pactada con el cliente con carácter previo a la entrega de los bienes.

Por último, en este breve repaso sobre la gestión de las facturas de clientes, dependiendo del importe que represente la factura en términos relativos, podremos utilizar una u otra forma de envío al cliente, de tal modo que, para las de importes más elevados, es recomendable utilizar los medios más rápidos y seguros a nuestro alcance (facturación electrónica, mensajería, etcétera).

 

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