¿Qué ocurre si no deposito mis cuentas anuales en el Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

En cierto modo es lógico que alguien pueda tener la tentación de no depositar las cuentas anuales de su empresa en el Registro Mercantil, más aún en las circunstancias actuales donde la situación económica y financiera de muchas compañías no puede catalogarse precisamente de buena.

Si no depositamos estas cuentas debemos tener en cuenta una serie de consecuencias a las que nos podemos enfrentar, y que no me gustaría pasar por alto. En primer lugar, quisiera recordaros que la Ley obliga a los administradores de las sociedades mercantiles a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil para su depósito y publicación, de forma que cualquier interesado pueda tener acceso a las mismas y conocer la evolución de la empresa. Luego la no presentación de cuentas, aparte del incumplimiento legal, el cual puede ser sometido a un régimen sancionador previsto en el artículo 221 de la Ley de Sociedades Anónimas, conlleva empeorar la imagen de la compañía frente a terceros, lo que puede repercutir en informes comerciales negativos, en la pérdida de nuevos clientes o contratos, o en la dificultad de acceder al crédito bancario.

Por otro lado, y según menciona el Reglamento del Registro Mercantil, la falta de depósito de las cuentas anuales transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, implica la imposibilidad de inscribir en dicho Registro ningún documento presentado con posterioridad, hasta que se practique el mismo. No obstante, hay una serie de documentos que se exceptúan de esta prohibición, como son los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. Cualquier otro documento referido a nuestra sociedad, por ejemplo, una disminución de capital o una modificación de nuestros estatutos, no podrá ser inscrito hasta que decidamos depositar las cuentas.

Pensemos también que cuando presentamos las cuentas anuales, el Registro Mercantil no suele validar el contenido de las mismas, limitándose a verificar las firmas de los administradores y algún otro aspecto formal. En las cuentas anuales que se presentan de forma telemática, algunos Registros Mercantiles sí suelen emitir una hoja de evaluación.

Luego después de repasar todos los argumentos expuestos mi recomendación es clara en el sentido de efectuar siempre el depósito de las cuentas, de tal modo que, si la empresa tiene problemas, deberemos buscar la solución por otra vía y no por la de ocultar la información de nuestras cuentas anuales.

Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil por ejercicio contable

cuentas anuales depositadas en el registro mercantil

Fuente: Iberinform.

51 pensamientos en “¿Qué ocurre si no deposito mis cuentas anuales en el Registro Mercantil?”

  1. Bárbara, puedes consultar el depósito de cuentas y toda la información mercantil de las sociedades inscritas en el Registro en sus propias instalaciones, de forma presencial o también lo puedes hacer por internet. Además hay empresas especializadas en emitir informes comerciales que te pueden dar ese dato de la empresa que desees.

  2. Y si la empresa no hubiera presentado cuentas durante varios años, ¿cuantas habra que presentar para la reapertura del Registro?

  3. Tengo la siguiente duda. La crisis ha afectado bastante a la empresa donde trabajo pero por las características de la misma (un 80% de la plantilla es mayor de 50 años) mi gerente no ha podido despedir a nadie. Ahora, con la reforma laboral parece que si hay pérdidas pueden recurrir al despido procedente con 20 días por año trabajo con límite un año. El asunto es que el gerente lleva 6 años sin presentar las cuentas en el registro y no sabemos muy bien a qué puede obedecer. ¿Qué ventajas le puedo suponer el no presentar las cuentas?

  4. Nico, entiendo que ventajas no tiene ninguna. Como comento en el post solo puede haber inconvenientes (desde sanciones, pérdida de imagen, más dificultades para lograr financiación ajena e imposibilidad de inscribir documentos en el RM). Si no se han depositado las cuentas habrá sido por otros motivos pero no por las ventajas que se puedan lograr.

  5. Me despidieron en diciembre de 2011 certificando grandes perdidas en 2010 y en prevision de cerra con grandes perdidas en 2011. He intentando consultar las cuentas en el RMC, pero no han presentado nada a partir del 2009. Se pueden ir de rositas?

  6. Pep, la situación de la empresa que comentas no parece buena. Te remito a mi comentario anterior y a lo que explico en el propio post. La empresa puede ser sancionada por no presentar las cuentas y además, lo que me parece más importante y directo, se le imposibilita a inscribir en el Registro ningún documento posterior, salvo el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

  7. Tenia dos empresas, una cerrada en el 2001 y la otra cerrada en 2009.¿debo continuar pagando el deposito de cuentas, sin tener actividad desde esas fecha?
    Gracias

  8. Juan Guillermo, si las empresas están cerradas y has inscrito en el RM la correspondiente disolución de las sociedades, ya no tienes que depositar cuentas anuales puesto que las empresas no existen.

  9. Hola,tengo una S.L con otro administrador solidario y tenemos cerrado el RM por no haber depositado las cuentas desde el 2002 . Tengo varias dudas , por una parte mi socio renuncio al cargo de administrador mediante escrito notarial pero no se lo admitieron en el RM alegando que estaba cerrado ,eso es legal ? ,por tra cuantos años tendriamos que presentar para que nos abriesen el RM ,y por ultimo al estar la empresa en quiebra contable el registrador puede instar la quiebra de oficio o solo puede provocar esa situacion un acreedor.GRACIAS

  10. Hola, al presentar las cuentas del ejercicio 2.011 me comunica el R.M.que me tiene cerrada la carpeta porque dice que no he presentado las cuentas del ejercicio 2.010.
    Les he mandado copia del resguardo de haberlas presentado en fecha y forma, y me comentan que le falta la certificacion notarial de la firma (que en su momento les entregué), me dicen que le haga otro certificado pero que me tiene que cobrar 11,56 €, no lo entiendo, ya que si falta este documento no es culpa mia, ya que si no lo hubiese presentado no me hubiesen admitido la carpeta y por supuesto tampoco hubiera pagado 48,15 € por el depósito.

  11. Oren, en el caso que comentas puede haber existido una negligencia por parte del Registrador. Cuando haces el depósito es provisional, aunque pagues, y si falta algo te las devuelven a tu domicilio para que lo subsanes. Lo extraño es que no te devolvieran las cuentas de 2010 al observar que faltaba la certificación notarial y no te hayas enterado hasta ahora.

  12. Todo esto me lo han comunicado por e-mail el 24.07.12, yo les he contestado por el mismo medio el 27.07.12 y le he adjuntado fotocopia del Certificado Notarial del acta de las cuentas, y copia de la huella digital que en su dia les envié.
    Al dia de hoy (05.09.12) no he recibido respuesta alguna.

  13. A LOS CUANTO AÑOS DE NO PRESENTAR CUENTAS, SE CIERRA EL REGISTRO PARA LA EMPRESA. ESTANDO CERRADO PUEDO PEDIR UNA NOTA SIMPLE DE LA SOCIEDAD?. GACIAS

  14. Pepe,

    Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin depósito y según reza en el Reglamento del Registro Mercantil, se produce el cierre registral con la excepción de la publicación de los documentos que comento en el post. Entiendo que no deberías tener problemas para solicitar una nota simple de la sociedad, pero te recomiendo que lo confirmes con el propio Registro.

  15. He presentado demanda por nulidad de contrato contra una promotora que no ha depositado cuentas desde el ejercicio 2007.Me consta que la promotora no presenta las cuentas para no dar publicidad de su estado financiero ante posibles reclamaciones como la mia.La promotora siempre se financio con fondos propios y nunca pidio creditos a entidades financieras.Una resolucion judicial anulo las licencias de una promocion que tiene totalmente vendida y cobrada.
    Ante la posibilidad de que haya mas personas como yo que le pidan la nulidad de la compraventa motiva la no
    presentacion de cuentas anuales.¿es suficiente motivo para la adopcion de medidas cautelares enla demanda.
    Muchas gracias

  16. Tengo errores del 2007 y posteriores tambien hay que no se han presentado y tengo que presentar. Como seria la manera mas eficiente y rapida para solucionarlo.

  17. Remito este artículo para tu información. Tenemos obligación de presentarlas aunque se me ocurre que no lo hayamos hecho por no poder hacer modificación alguna en las cuentas una vez presentadas.

    a ver qué te dice Manuel. Saludos,

  18. tengo sin presentar el registro de cuentas desde el 2003 .cambie de asesores y no me presentaron. En el 2012 tuve que cerrar la empresa con deudas, ahora me reclaman como gerente y piden que responda con mi patrimonio yo personalmente no estaba avalando, ¿pueden ir en contra de mi patrimonio?

  19. tengo sin presentar el registro de cuentas desde el 2003 .cambie de asesores y no me presentaron. En el 2012 tuve que cerrar la empresa con deudas, ahora me reclaman como gerente y piden que responda con mi patrimonio yo personalmente no estaba avalando, ¿pueden ir en contra de mi patrimonio?

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  20. Carlos, los responsables de presentar las cuentas son los administradores de la empresa, de tal modo que si faltan ejercicios por presentar y eras administrador en ellos te alcanza la responsabilidad de hacerlo. Intenta subsanar el problema y depositar las cuentas que falten más allá del conflicto que tengas con tus asesores.

  21. Buenas tardes,
    Si tienes que presentar las cuentas anuales de los últimos 6 años de una empresa ¿puedes utilizar para ello el Nuevo Plan General Contable?
    Muchas gracias

  22. Abrí una sociedad limitada en 2006. Nunca tuvo actividad y nunca he presentado cuentas ni nada. Acabo de recibir una notificación de hacienda que no he recogido. Que me puede ocurriría? Soy administradora unica

  23. Eva, deberías utilizar para cada año que falte el Plan vigente en su momento. Te recuerdo que el Nuevo Plan entró en vigor el 1 de enero de 2008, luego para los ejercicios de 2008 en adelante podrías utilizar este Plan.

  24. Silvia, si la sociedad existe aunque esté inactiva deberías haber presentado cuentas además de otras obligaciones como presentar el IS (ante Hacienda) aunque sea inactiva. Te recomiendo que si no piensas utilizarla en el futuro te plantees cerrarla para evitarte problemas.

  25. Hola, estoy llevando las cuentas de una empresa que lleva funcionando desde el año 1997,pero tiene un atraso en el deposito de cuentas! el ultimo deposito de las cuentas anuales que se presentó ha sido del 2005. Resulta que no encuentro la contabilidad del año 2006 ni del 2007 por ninguna parte! Mi duda es: puedo presentar las cuentas anuales a partir del 2008? ya que han pasado 5 años? me lo aceptaran en el registro o no? Por favor necesito una ayuda urgente. Gracias.

  26. no se han presentado las cuentas anuales desde el año 2001, hacienda tampoco se han presentado documentos de iva ni retenciones pues no tenia nada mas que perdidas, se trata de una s.l. con un administrador unico.hacienda nos envia documento de cierre de actividad en el iva y 110 desde el 2010, que es lo que nos pueden reclamar. nos pueden reclamar todo lo anterior al 2010, cuantos años seria posible que no tuvieramos que presentar pues el ordenador ya no existe y tendriamos que hacerlo todo de nuevo en una gestoria.

  27. Hola Mario; Un cliente, me comenta que no ha depositado las cuentas desde el ejercicio 2003, hasta hora con los comentarios del post, eso me queda claro deberia empezar a presentar desde ese año. Pero la duda surge, por que en 2008 con los numeros que ellos tienen, es decir, no estan auditados (y con ajustes y demas) entrarian en obligacion de auditarse. La pregunta es la siguiente; Ellos pueden nombrar un auditor (es decir contratar al que ellos quieran ) o este lo nombra el registro mercantil donde este domiciliada la sociedad.

  28. Hola Antonio,

    En condiciones normales corresponde a la Junta General de accionistas nombrar al auditor que se desee e inscribir su acuerdo en el Registro Mercantil mediante certificado. No obstante, esto es para el caso de hacerlo dentro del plazo legal. Si se hace fuera del mismo, tal como comentas, yo consultaría directamente al Registro Mercantil.

  29. Tengo una sociedad que no ha presentado las cuentas en el registro desde el año 2007. La confección de las mismas no es dificil, teniendo los impuestos de sociedades. El problema son las certificaciones y firma de los administradores pues estos ya no están y será dificil o imposible que los mismos firmen.

  30. Raúl, me temo que sin las certificaciones con las firmas de los administradores el Registro no te permitirá el depósito de las cuentas.

  31. Hola Mario, quería poner á todo el mundo al día respecto a la obligatoriedad de la presentación de las cuentas (y en cierta medida y por lo leído, supongo que a ti también te resultará útil la información).

    He estado de becario, calificando cuentas en el RM de Valencia y si, se produce un cierre registral cuando no presentas las cuentas de un año, con sus correspondientes consecuencias… ahora bien, para reabrir el mismo y que todo vuelva a su cauce (en el ejemplo de que una empresa no haya entregado las cuentas desde hace 5, 6 o 10 años), solo necesita tener depósitadas las de los 3 años anteriores a las del año que pretende depositar (es decir, estando en 2013 y queriendo presentar las del 2012… debería entregar las de 2009, 2010 y 2011 siendo estas correctas para que puedan ser depositadas.
    La gente que desconoce sobre ello quizá no conozca los requisitos necesarios e igual necesita a un gestor (aunque me he encontrado con cada uno que sería mejor que se retirase).

    Espero sirva de ayuda!
    Me prestaría a ser gestor de cualquiera de los afectados, pero creo que no es el ámbito correspondiente. 🙂

    Un saludo!

  32. Yo yo he presentado las cuentas anuales desde 1999 ,por que la empresa esta sin actividad y sin deudas ,cual es la multa por año no presentado .
    Gracias

  33. No acarrea ninguna multa pero si quieres que vuelva a funcionar de manera legal tendrás que poner al día tus cuentas y esto es entregando las de este año y los tres anteriores.

    Aunque una empresa permanezca inactiva, mientras esta siga teniendo personalidad jurídica debe presentar CCAA (aunque parezca que no pasa nada por no hacerlo nunca se sabe si pueden meterte un paquete los inspectores, es una lotería)… en ellas casi todo estaría vacío (cifra de negocios, cambios patrimonio neto…), pero como digo, el rollo es que estén depositadas a pesar de no tener actividad.

  34. Roberto, muchas gracias por tu ayuda.Efectivamente he comprobado lo que nos comentas y es cierto. Solamente es exigible, para el levantamiento del cierre provisional de la hoja registral, el depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios según se regula en el RDGRN de 3/10/05 y 8/02/10.

  35. Un placer poder aportar un mínimo a cambio de lo mucho que podría recibir!

    Gracias a vosotros 😉

  36. Hola. Desde 2000 a 2005 tuve una sociedad con un familiar, yo solo estaba “figurando”, nunca trabaje ni vi beneficios. La sociedad tributo correctamente en IS, pero nunca repartió beneficios, desde 2005 a 2013 no ha tenido actividad económica, y en diciembre de 2013 se disolvió pasando por notaria. Realmente ya no quedaba dinero de caja, ya que el otro socio administrador lo fue cobrando, sólo algunos enseres, pero el saldo en balance es de 20000 euros. Según me dicen cada socio tributamos en hacienda 10000 euros cada uno a un 21%. Mi duda es la siguiente, ¿puedo tener problemas por tributar por un dinero que realmente no he cobrado? Estoy de acuerdo en pagar el irpf, pero no se sí el hecho de que realmente no haya habido reparto me pueda traer problema. Y otra duda es que no se sí en los años de no actividad económica se han presentado los libros en registro, que sanciones puede haber y quien es el responsable en caso de sanción, sólo el administrador ?. Muchas gracias

  37. Buenos días, tengo intenciones de adquirir una franquicia y he intentado conseguir un informe de la empresa franquiciadora pero la misma no presenta cuentas desde 2011, o sea desde que existe. En el registro de franquiciadores está inscripta, pero tampoco hay datos de su actividad desde hace un año, y no figura ningún establecimiento franquiciado, cuando me dice que tiene tres.
    ¿Si esta empresa tiene problemas en el futuro derivados de su situación irregular, en qué me podría repercutir como franquiciado?
    Muchas gracias.

  38. Santiago, la presentación fuera de plazo de los libros oficiales de contabilidad no conlleva ninguna sanción por parte del Registro Mercantil, únicamente se hace constar en la diligencia de legalización. Te recomiendo acudas al Registro Mercantil para comprobar si se han presentado o no.

    Con respecto a tu consulta de tipo fiscal, te recomiendo acudir a un asesor fiscal especializado. Gracias.

  39. Natalia, más allá de los problemas que te pueda acarrear en el futuro, yo no efectuaría la compra de empresa alguna que no tenga al día sus obligaciones tanto con el RM como con Hacienda. Yo pediría que se subsanarán estos temas antes de plantear cualquier operación de compra. Gracias.

  40. Estoy totalmente de acuerdo con Mario, si una empresa no tiene nada que ocultar normalmente presenta sus cuentas anuales para evitar problemas… Hay excepciones por temas de desconocimiento pero no creo que el de esa franquicia sea el caso.

    Que te argumenten el porqué… Hehe! En fin, suerte!

  41. Hola hemos hecho cambio de administrador pero en los dos ultimos años no se han presentado las cuentas anuales. puedo registrar el cambio o me diran algo. Gracias

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