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Cuándo, dónde, cómo y por qué presentar las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

Borme registro mercantil

Se aproxima el mes de julio y para muchos de los que leéis estas líneas llega el período de depositar las cuentas anuales correspondientes al ejercicio de 2010 en el Registro Mercantil. En condiciones normales, cierre de ejercicio 31 de diciembre y celebración de la junta a más tardar el 30 de junio, tendréis hasta el 30 de julio para depositarlas (que nadie me presente las cuentas el día 31, puesto que estaría ya fuera de plazo).

En cuanto al lugar de presentación, las cuentas anuales se pueden depositar personalmente en las oficinas del Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de vuestra empresa o por correo (certificado o administrativo) dirigido al propio Registro. En este segundo caso se tomará como fecha de presentación la que conste del servicio oficial de correo, aspecto muy a tener en cuenta si vamos con las fechas algo apretadas. Por lo que se refiere a la forma de presentación, actualmente las cuentas se pueden depositar de los siguientes modos:

a)      Utilizando el programa de ayuda y confección de archivos disponible en la dirección de Internet: www.registradores.org, con el que se generará el correspondiente soporte físico (CD o DVD).

b)      Cumplimentando los impresos y modelos normalizados disponibles en el Registro Mercantil.

c)      Telemáticamente desde www.registradores.org utilizando la correspondiente firma digital.

Y por si a alguien le sobreviene la tentación de no presentar las cuentas, os recuerdo que no podréis inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de la empresa mientras este incumplimiento persista. De esta restricción general se exceptúan la publicación del cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, así como la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y los asientos que ordene la autoridad judicial o administrativa.

Además el incumplimiento del depósito puede motivaros la imposición de una multa por importe de entre 1.200 a 60.000 euros por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), previa instrucción del correspondiente expediente y tal como se regula en el artículo 283 de la vigente Ley de Sociedades de Capital. El límite superior de la multa se eleva hasta los 300.000 euros cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros. La sanción que pueda imponer el ICAC se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio que se haya declarado a la Administración tributaria. En el supuesto de no disponer de estos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con la cifra de capital social, que será solicitada al Registro Mercantil correspondiente. Si las cuentas se depositen con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, aunque sea fuera de plazo, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento

¿Cuándo se presentan los libros oficiales de contabilidad?

Mario Cantalapiedra – Economista

Uno de los comentarios al post que escribí sobre el calendario de las cuentas anuales me invitaba a hablar muy oportunamente, dicho sea de paso, sobre las fechas límites de legalización de los libros contables obligatorios, a las que me referiré a continuación.

Recordemos, en primer lugar, que el Código de Comercio, en su artículo 25, recoge los libros registros obligatorios que han de llevar los empresarios en materia contable: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balance e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”

En el libro Diario se registrarán, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aceptándose la anotación conjunta de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros. En su estructura deberán figurar los siguientes datos: fecha de operación, número de apunte, número de asiento, concepto, código de cuenta y cargo o abono correspondiente.

Por su parte, en el libro de Inventarios y Cuentas anuales se registrarán el balance de situación inicial detallado de la empresa, los balances trimestrales de comprobación de sumas y saldos, el balance de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. El balance de comprobación de sumas y saldos se compone de las sumas de todos los cargos por un lado, y abonos por otro, realizados en las cuentas con movimiento dentro del período correspondiente. El total de estas sumas ha de ser igual entre sí y coincidir con las sumas del libro Diario. Una vez que se han cuadrado las sumas de los apuntes, se calculan los saldos deudores y acreedores de las cuentas, debiendo coincidir, a su vez, la suma de todos los saldos deudores con la de todos los acreedores. Por tanto, este balance tiene por objeto controlar los apuntes contables realizados.

El libro Diario y el libro de Inventarios y Cuentas anuales son obligatorios para todas las sociedades mercantiles y para algunos empresarios individuales, dependiendo del régimen fiscal del IRPF que se les aplique, y deben ser legalizados en el Registro Mercantil. Si se llevan en soporte informático, lo habitual en nuestros días, se han de legalizar antes de que transcurran los cuatro meses siguientes desde la fecha de cierre de ejercicio. Es decir, si cerramos el 31 de diciembre, tendremos hasta el 30 de abril del año siguiente para hacerlo.

Por último, no querría dejar de referirme a un tema que suele generar controversia sobre las Cuentas anuales que hay que presentar dentro de los libros oficiales. Lógicamente si la fecha límite para los libros es el 30 de abril, las Cuentas anuales no podrán ser las definitivas aprobadas por la Junta que se celebrará en junio, sino las provisionales formuladas por los administradores que se someterán a posterior estudio y aprobación.