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La expansión del negocio de empresas y autónomos a través de sucursales

Mario Cantalapiedra – Economista

Una empresa a la hora de expandir su negocio puede hacerlo a través de sucursales, es decir, de delegaciones emplazadas en diferentes lugares geográficos que representan al negocio principal. Legalmente, según el artículo 295 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, una sucursal es “todo establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollen, total o parcialmente, las actividades de la sociedad”. Luego una sucursal debe mantener una actividad continuada en el tiempo, tener cierta autonomía en la gestión y desarrollar la actividad objeto de su empresa matriz.

La apertura de una sucursal es un trámite que requiere del otorgamiento de escritura pública, la cual habrá de inscribirse en el Registro Mercantil. Pueden abrirlas los empresarios individuales, las sociedades mercantiles y otras entidades. Las sucursales carecen de personalidad jurídica propia, de ahí que al frente de las mismas se sitúen representantes legales facultados para administrar su operativa, pero subordinados a las directrices de la empresa principal.

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Con respecto a otros establecimientos mercantiles, de las oficinas de representación de empresas no residentes en España  se diferencian en que estas no pueden desarrollar la actividad principal sino otras secundarias como publicidad, promoción o actividades auxiliares. Por su parte, de las franquicias se diferencian en que estas nacen de la colaboración entre empresas independientes, mientras que las sucursales dependen de una empresa matriz.

En lo que se refiere a sus obligaciones contables, las sucursales deben llevar una contabilidad propia referida a las operaciones que realizan y a los elementos patrimoniales que tienen afectos. En el caso de sucursales de empresas extranjeras, las matrices han de depositar en el Registro Mercantil sus cuentas anuales o, en su caso, sus cuentas consolidadas elaboradas conforme a la legislación extranjera. En el caso de que la legislación a la que estén sometidas no las obligue a elaborar cuentas anuales o lo haga de forma no equivalente a la legislación española, están obligadas a elaborar dichas cuentas en relación con la actividad de sus sucursales en España y a depositarlas en el Registro.

Para conocer las sucursales que una empresa o un autónomo tiene en España se puede acudir al Registro Mercantil, o a las soluciones de analítica avanzada que ofrecen las empresas especializadas en información comercial en las que inclusive se puede visualizar su ubicación en el mapa.

¿Qué diferencias existen entre los códigos IAE y CNAE?

Mario Cantalapiedra – Economista

Muchos empresarios, especialmente los noveles, suelen confundir los códigos IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas) y CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas), cuando realmente obedecen a realidades distintas.

Por un lado, el IAE es un código numérico de carácter tributario que se refiere al impuesto municipal que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas realizadas por personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad jurídica (comunidades de bienes, uniones temporales de empresas, etcétera) en territorio nacional. No obstante, están exentos de pagar este impuesto:

  • Las entidades públicas.
  • Los sujetos pasivos que inicien la actividad, los dos primeros períodos impositivos.
  • Las personas físicas.
  • Las sociedades, entidades y contribuyentes por el Impuesto sobre la Renta de No residentes con establecimiento permanente con un importe neto de la cifra de negocios inferior a un millón de euros.
  • Las entidades gestoras de la Seguridad Social y las mutualidades de previsión social.
  • Los organismos públicos de investigación y los establecimientos de enseñanza pública o concertada.
  • Las asociaciones y fundaciones de disminuidos físicos, psíquicos y sensoriales, sin ánimo de lucro.
  • La Cruz Roja Española.
  • Los sujetos pasivos a los que les sea de aplicación la exención en virtud de convenios internacionales.

Los sujetos pasivos exentos no tienen que presentar declaraciones fiscales por IAE, pero sí tienen que indicar los códigos (grupos o epígrafes) que corresponden a sus actividades en las declaraciones censales de alta. Es importante señalar que dependiendo del código de IAE que se elija, se tendrán unas obligaciones fiscales u otras (por ejemplo, hay epígrafes que están exentos de IVA).

Por su parte, la CNAE depende del Instituto Nacional de Estadística (INE) y también es un código numérico, pero en este caso clasifica a las empresas según cuál sea su actividad con objeto fundamentalmente de elaborar información estadística. Su máximo nivel de detalle (4 dígitos) es utilizado para identificar la actividad de la empresa en distintos impresos y formularios, como, por ejemplo, en los que se emplean para trámites ante la Seguridad Social o en los datos generales de identificación que acompañan el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

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A pesar de que la relación ordenada de actividades que se recoge en el IAE trata de ajustarse a la empleada en la CNAE, no existe una relación directa entre los dos códigos, por lo que los empresarios deben disponer de ambos y utilizarlos según sea el caso.

Disponibles los nuevos modelos oficiales para presentar las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

Los nuevos modelos oficiales para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil ya se encuentran disponibles en la web de Ministerio de Justicia. Estos modelos responden a la Resolución de 22 de mayo de 2019, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los Anexos I, II y III de la Orden JUS/ 319/2018, de 21 de marzo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, así como a la Resolución de 22 de mayo de 2019, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se aprueba el nuevo modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos obligados a su publicación, las cuales fueron publicadas en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el pasado viernes 24 de mayo.

A lo largo de 2018 no se han producido cambios normativos contables que afecten al depósito tanto de las cuentas individuales como de las consolidadas, siendo la novedad más importante la incorporación de una mejora informativa en las páginas de presentación en el Registro (ver imagen adjunta) para aquellas empresas y grupos que estén obligados a presentar el nuevo “estado de información no financiera” (EINF). Este estado, introducido por la Ley 11/2018, de 28 de diciembre, incluye información necesaria para comprender la evolución, los resultados y la situación de la sociedad o del grupo de sociedades y el impacto de su actividad respecto a cuestiones medioambientales y sociales, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno.

Actualmente la obligación de presentar el EINF afecta a las sociedades de capital (anónimas, de responsabilidad limitada y comanditarias por acciones), y sociedades que formulen cuentas consolidadas (grupos), cuyo número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea mayor a 500 y que además, o bien tengan la consideración de entidades de interés público, o bien durante dos ejercicios consecutivos reúnan dos de las tres circunstancias siguientes: activo superior a 20 millones de euros, facturación superior a 40 millones de euros, o número medio de empleados superior a 250.

El EINF puede presentarse incluyéndolo dentro del informe de gestión o en un estado independiente.

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Seis tareas que deben realizarse antes del cierre del ejercicio contable

Mario Cantalapiedra – Economista

Nos aproximamos al 31 de diciembre, fecha que suele coincidir con la de cierre del ejercicio contable de la mayoría de las empresas, en la que se determina el resultado del año y la situación final del balance. Para poner fin al ejercicio hay que realizar el que se denomina asiento de cierre, el cual supone saldar todas las cuentas abiertas (dejarlas a cero), para lo que se cargan las que presentan saldo acreedor, y se abonan las de saldo deudor. No obstante, antes de confeccionar el asiento de cierre es importante realizar y/o comprobar las seis tareas siguientes:

1. Reclasificación de deudas y créditos

En los préstamos concedidos por terceros que estén pendientes de pago habrá que reclasificar del largo al corto plazo, la deuda a pagar en los 12 meses siguientes. De igual modo, habrá que proceder con los créditos pendientes de cobro.

2. Periodificación de gastos e ingresos

En función del principio de devengo contable, según el cual los gastos e ingresos se han de imputar al ejercicio con independencia de cuál sea su fecha de pago o de cobro, la empresa habrá de comprobar o ajustar, en su caso, la contabilización de:

  • Gastos pagados por anticipado (por ejemplo, una prima de seguro anual que se paga a mitad de ejercicio).
  • Ingresos cobrados por anticipado (por ejemplo, el cobro por adelantado a un tercero del alquiler de unas oficinas propiedad de la empresa).
  • Gastos devengados y no pagados (por ejemplo, los intereses devengados de un préstamo concedido a la empresa por un banco y que se pagarán al ejercicio siguiente).
  • Ingresos devengados y no cobrados (por ejemplo, los intereses devengados de un préstamo concedido a otra empresa y que se cobrarán al ejercicio siguiente).

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3. Amortizaciones

La amortización de los elementos del activo no corriente que conserva la empresa al final del ejercicio, deberá realizarse en función de la depreciación por el funcionamiento, uso y disfrute de los mismos, debiéndose valorar, en su caso, la obsolescencia técnica o comercial que haya podido afectarlos.

4. Deterioros

Habrá que reflejar como gasto la pérdida de valor de cualquier activo de la empresa cuando su valor contable sea superior a su valor recuperable, y esta pérdida de valor tenga carácter reversible, es decir, pueda recuperarse en el futuro. Por ejemplo, el  gasto por deterioro puede deberse a las dudas razonables que existan a la fecha de cierre sobre el cobro pendiente de una factura.

5. Regularización de existencias

Habrán de registrarse las variaciones entre las existencias finales e iniciales, por un lado, de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos, y, por otro, de productos en curso y productos terminados. De este modo, el balance de la empresa reflejará el saldo final de las distintas existencias, y la cuenta de pérdidas y ganancias recogerá los ingresos y gastos correspondientes a las variaciones registradas durante el ejercicio.

6. Regularización de ingresos y gastos

Por último, antes de realizar el asiento de cierre, se deberán saldar todas las cuentas de ingresos y gastos, llevando su diferencia a la cuenta (129) Resultado del ejercicio, que recoge el beneficio o pérdida durante el período.

Foto: cpastrick

Evolución del número de cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil

Mario Cantalapiedra – Economista

Los administradores de las sociedades de capital están obligados a formular y depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales, una vez que éstas son aprobadas por la junta general. Comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. En función del tamaño de la empresa, medido por el total activo, el importe neto de la cifra de negocios y el número medio de empleados, se pueden presentar los modelos normal, abreviado o pymes de cuentas anuales. En el caso de los dos últimos modelos, abreviado y pymes, las empresas no están obligadas a depositar el estado de cambios en el patrimonio neto ni el estado de flujos de efectivo.

Además de la presentación de sus cuentas anuales individuales, las sociedades dominantes de los grupos de sociedades están obligadas a presentar las cuentas consolidadas. Para que te hagas una idea en España se presentan cerca de 3.000 cuentas anuales consolidadas al año, y alrededor de 1.100.000 individuales. A estos efectos, en el cuadro adjunto puedes observar la evolución de las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil, tanto individuales como consolidadas, referentes a los ejercicios contables acaecidos entre 2000 y 2017. En cuanto a las cuentas individuales, destaca el año 2007 con 1.181.403 cuentas presentadas, el máximo de esta serie histórica. A partir de ahí la crisis económica se hizo sentir en este ámbito y el número de presentaciones se ha reducido. Con respecto a las consolidadas, el mayor número de presentaciones se produjo en 2009 con 3.414 cuentas. El proceso de presentación de cuentas en el Registro es continuo, por lo que los datos de los últimos ejercicios representados en el cuadro pueden ir variando.

 Evolución cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil (ejercicios contables 2000 -2017)

Imagen1Fuente: Iberinform.

(*) En la fecha de elaboración del “post” se siguen presentado, sobre todo, cuentas anuales correspondientes a 2017 que previsiblemente verá aumentadas sus cifras.

Relación actualizada de documentos que se han de incluir en la presentación de las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

Con la obligación de incluir la “Declaración de identificación de titular real”, introducida por la reciente Orden JUS/319/2018, la relación actualizada de documentos que se han de incluir en la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es la siguiente:

Instancia de presentación

Documento mediante el que se solicita la propia presentación de las cuentas, en el que se identifican entidad, relación de documentos cuyo depósito se solicita y presentante (persona física) que hace la solicitud.

Datos generales de identificación e información complementaria

Documento en el que, entre otros elementos, se identifican la empresa, su actividad, el personal asalariado o el ejercicio al que van referidas las cuentas. Las entidades que presentan modelo pymes o abreviado, además tienen que detallar la aplicación del resultado e informar sobre el periodo medio de pago a proveedores durante el ejercicio.

Declaración medioambiental

Mediante ella los administradores manifiestan si en la contabilidad correspondiente a las cuentas anuales figuran (o no) partidas de naturaleza medioambiental, que se hayan incluido para mostrar la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera de la empresa.

Modelo de autocartera

Documento mediante el que se declara si la entidad ha realizado o no operaciones (compra, venta, amortización, etcétera) sobre acciones o participaciones propias.

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Declaración de identificación del titular real

Novedad apuntada al principio, que sirve para identificar a la persona física o personas físicas que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de la sociedad o entidad, o que a través de otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión.

Cuentas anuales

En el caso de entidades que presenten modelo pymes o abreviado habrán de incluir balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria. Por su parte, las empresas que presenten modelo normal además tendrán que incorporar sus estados de cambios en el patrimonio neto y de flujos de efectivo.

Certificación de la aprobación de las cuentas anuales

Ha de ser firmada por los administradores que mediante ella certifican los acuerdos de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado por parte de la Junta General.

Informe de gestión

Solo deben presentarlo las empresas que utilicen el modelo normal, e incluye la información requerida por el artículo 262 de la Ley de Sociedades de Capital, como, por ejemplo, la exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta.

Informe sobre información no financiera

Igualmente solo deben presentarlo determinadas empresas que utilizan el modelo normal, recogiendo información de carácter no financiero que no haya sido recogida en el informe de gestión, relacionada con aspectos tales como las medidas adoptadas para garantizar la igualdad de género o la lucha contra la corrupción y el soborno.

Informe de auditoría

Se deberá presentar cuando la sociedad esté obligada a auditarse, de forma voluntaria o forzosa o a solicitud de la minoría.

Certificación de que las cuentas se corresponden con las auditadas

En el supuesto anterior, también deberá presentarse en el Registro una certificación que acredite que las cuentas que se depositan se corresponden con las auditadas.

Foto: MorganK

 

Nueva información a presentar con las cuentas anuales a efectos de prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo

Mario Cantalapiedra – Economista

La Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación (BOE de 27 de marzo), aporta un nuevo documento denominado “Declaración de identificación del titular real” que deberá incluirse junto a la presentación de cuentas anuales individuales de ejercicios que se cierren con posterioridad al 1 de enero de 2017. No es un documento contable como tal, es decir, no forma parte de las cuentas anuales, pero debe acompañarlas obligatoriamente al presentarlas en el Registro como ocurre, por ejemplo, con la información medioambiental.

A efectos de esta declaración, por titular real, respecto de la sociedad o entidad que deposita las cuentas, se entiende la persona física o personas físicas que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de la sociedad o entidad, o que a través de otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión. Si el control es indirecto por medio de una persona jurídica deberá indicarse la identidad de esta. En concreto, el nuevo documento (identificado con la hoja “TR”), incluye tres apartados para detallar respectivamente a:

 

  1. Titular real persona física (aquella con un porcentaje de participación superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto).
  2. Titular real persona física asimilada (administrador o responsable de la gestión, para el caso de que no exista persona física que posea o controle un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto).
  3. Detalle de las sociedades intervinientes en la cadena de control (para el caso de titularidad real indirecta a través de personas jurídicas).

 

Están sujetas a esta obligación todas las personas jurídicas domiciliadas en España que depositen sus cuentas anuales en el Registro Mercantil (ya sea bajo modelo pymes, abreviado o normal), salvo que coticen en un mercado regulado.

Este documento viene a satisfacer lo establecido por la Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20 de mayo de 2015, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, en el sentido de que los Estados miembros han de asegurarse que la información sobre la titularidad real se conserve en un registro central. A estos efectos, la UE considera que tener información precisa, actualizada y transparente sobre los titulares reales es clave para evitar que los delincuentes se oculten tras estructuras empresariales.

 

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¿Qué hacer si se detecta un error en las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

En ocasiones las empresas descubren que las cuentas anuales que han depositado en el Registro Mercantil contienen algún tipo de error, lo que, tras la lógica preocupación, les lleva a plantearse si deben reformularlas y depositarlas de nuevo. En este sentido, hemos de distinguir entre dos tipos de errores, los de transcripción y los contables.

En el primer caso, errores de transcripción, los datos contables de las cuentas depositadas no son correctos debido a algún error de transcripción desde la contabilidad de la empresa a los modelos normalizados del Registro. La Junta general ha tenido la información contable adecuada que ha aprobado correctamente. En esta situación, la solución es relativamente sencilla, bastando con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración de la sociedad que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para su incorporación al depósito ya practicado, junto a los documentos corregidos. No obstante, este tipo de errores debe tender a desaparecer en la medida en que se está generalizando la presentación telemática de cuentas.

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En el segundo caso, errores de tipo contable, antes de reformular las cuentas y solicitar su depósito, ha de valorarse la importancia relativa del error. La norma de registro y valoración 22ª. “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables” recogida en la segunda parte del PGC, aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, señala que “los errores contables incurridos en ejercicios anteriores se subsanarán en el ejercicio en que se detecten, contabilizando el ajuste en una partida de reservas por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos que ponga de manifiesto la subsanación del error”. Al mismo tiempo, en la propia introducción del PGC se señala como “sólo situaciones de carácter excepcional y máxima relevancia en relación con la situación patrimonial de la empresa, de riesgos que aunque conocidos con posterioridad existieran en la fecha de cierre de las cuentas anuales, deberían llevar a una reformulación de las mismas”. Por tanto, con carácter general, los errores contables deberán subsanarse en el ejercicio en que se detectan, reflejando la citada rectificación en las cuentas anuales de dicho ejercicio (por ejemplo, una empresa que contabilizó como gasto la compra de un ordenador en 2017 y lo detecta en 2018, contabilizaría la rectificación en 2018 con contrapartida a reservas). Si, por el contrario, el error detectado fuese muy significativo (de máxima relevancia), entonces sería necesaria la celebración de otra Junta que aprobara las nuevas cuentas, emitiéndose certificación en la que constara que se presentan estas y se detallaran los defectos detectados en las primeras, incorporando los documentos necesarios. Ambas presentaciones (la errónea y la que corrige) quedarían depositadas en el Registro Mercantil.

Foto: stevepb

 

 

 

 

 

 

¿Cuáles son las funciones principales del Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

El Registro Mercantil es una oficina pública que depende del Ministerio de Justicia, en la que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos, de tal modo que puedan ser conocidos por el público. Está integrado por los Registros Mercantiles territoriales (establecidos en todas las capitales de provincia y en algunas ciudades, como, por ejemplo, Ceuta o Melilla) y por el Registro Mercantil Central, con sede en Madrid. Cada Registro está a cargo de uno o varios registradores mercantiles, quienes son juristas profesionales del derecho que ejercen una función pública, calificando y controlando bajo su responsabilidad la legalidad de los documentos que les llegan.

El Registro Mercantil tiene por funciones principales:

1. La inscripción de los empresarios individuales y demás sujetos establecidos por la ley y de los actos y contratos relativos a los mismos

A estos efectos la inscripción de los empresarios individuales es potestativa salvo en el caso del naviero empresario individual, obligado a inscribirse según lo que dispone el artículo 19 del Código de Comercio. Con respecto a las sociedades mercantiles (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, etcétera) están obligadas a inscribirse, adquiriendo personalidad jurídica cuando lo hacen en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social. Este acto de constitución es el primer asiento del historial registral de la sociedad, a partir del cual se inscribirán el resto de actos y contratos (nombramiento o cese de administradores o apoderados, aumento o reducción de capital, etcétera).

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2. La legalización de los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales vigentes

Los libros oficiales de contabilidad (libro Diario y libro de Inventario y Cuentas anuales) deben presentarse antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre de ejercicio social. Por tanto, las empresas que cierran ejercicio con el año natural, el 31 de diciembre, tienen de plazo hasta el 30 de abril del año siguiente.

3. El depósito de las cuentas anuales de los empresarios y demás sujetos obligados a depositarlas

Las cuentas deben aprobarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio y, una vez aprobadas, presentarse en el Registro Mercantil correspondiente dentro del mes siguiente. Para empresas que cierren ejercicio el 31 de diciembre, la fecha límite de aprobación será el 30 de junio, y la de presentación el 30 de julio.

4. La tramitación de los expedientes para la designación de auditores y expertos

El Registro Mercantil también tiene la potestad de designar al auditor de las cuentas anuales de una sociedad, cuando reciba la petición fundada de quien alegue un interés legítimo. Asimismo puede designar expertos independientes en los casos en los que vayan a realizarse aportaciones no dinerarias al capital, así como en los de fusión y escisión de empresas.

Foto: 3dman_eu

Durante qué plazo debes conservar la documentación contable de tu empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

Una de las dudas que suele asaltar a los empresarios, sobre todo a los más noveles, hace referencia al plazo durante el cual deben conservar la documentación contable que se relaciona con su negocio. A estos efectos, principalmente debe distinguirse entre plazo a efectos mercantiles y a efectos fiscales que difieren en el límite temporal a considerar.

Ámbito mercantil

Desde el punto de vista mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio señala como “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Aparte de esta restricción de tipo general, también puede plantearse qué ocurre en los casos de cese de actividad, fallecimiento del empresario o disolución de la empresa. En este sentido, si el empresario cesa su actividad debe seguir cumpliendo el plazo de los seis años que marca el artículo 30. De igual modo, si el empresario fallece o la empresa se disuelve serán respectivamente los herederos y los liquidadores los obligados a cumplir el plazo marcado.

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Ámbito fiscal

Para Hacienda y según el artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT), prescribe a los cuatros años su derecho para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, a contar desde el día siguiente a la fecha en que finalice el plazo de presentación del correspondiente modelo tributario. Por tanto, puede ocurrir que este derecho de Hacienda esté prescrito pero que el empresario tenga todavía que conservar los libros de contabilidad para cumplir la normativa mercantil. Además hay que tener en cuenta que, según el artículo 115 de la LGT, las comprobaciones e investigaciones de Hacienda pueden extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos acontecidos en ellos surtan efectos fiscales en no prescritos.

Por otro lado, en el caso de compensación o deducción de créditos fiscales (bases imponible negativas, deducciones, etcétera), Hacienda dispone hasta de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada. Este plazo viene definido en el artículo 66 bis 2 de la LGT.

Luego a efectos prácticos parece razonable conservar la documentación contable al menos hasta seis años después del último asiento (salvo que existan créditos fiscales pendientes). No obstante, yo recomendaría conservar sine díe tanto las cuentas anuales oficiales depositadas en el Registro Mercantil, en caso de que la empresa esté obligada a hacerlo, como las liquidaciones del Impuesto sobre Sociedades (IS) o del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), según se revista la forma jurídica de sociedad o autónomo.

Foto: annca

 

 

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