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Nueva información a presentar con las cuentas anuales a efectos de prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo

Mario Cantalapiedra – Economista

La Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación (BOE de 27 de marzo), aporta un nuevo documento denominado “Declaración de identificación del titular real” que deberá incluirse junto a la presentación de cuentas anuales individuales de ejercicios que se cierren con posterioridad al 1 de enero de 2017. No es un documento contable como tal, es decir, no forma parte de las cuentas anuales, pero debe acompañarlas obligatoriamente al presentarlas en el Registro como ocurre, por ejemplo, con la información medioambiental.

A efectos de esta declaración, por titular real, respecto de la sociedad o entidad que deposita las cuentas, se entiende la persona física o personas físicas que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de la sociedad o entidad, o que a través de otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión. Si el control es indirecto por medio de una persona jurídica deberá indicarse la identidad de esta. En concreto, el nuevo documento (identificado con la hoja “TR”), incluye tres apartados para detallar respectivamente a:

 

  1. Titular real persona física (aquella con un porcentaje de participación superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto).
  2. Titular real persona física asimilada (administrador o responsable de la gestión, para el caso de que no exista persona física que posea o controle un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto).
  3. Detalle de las sociedades intervinientes en la cadena de control (para el caso de titularidad real indirecta a través de personas jurídicas).

 

Están sujetas a esta obligación todas las personas jurídicas domiciliadas en España que depositen sus cuentas anuales en el Registro Mercantil (ya sea bajo modelo pymes, abreviado o normal), salvo que coticen en un mercado regulado.

Este documento viene a satisfacer lo establecido por la Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20 de mayo de 2015, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, en el sentido de que los Estados miembros han de asegurarse que la información sobre la titularidad real se conserve en un registro central. A estos efectos, la UE considera que tener información precisa, actualizada y transparente sobre los titulares reales es clave para evitar que los delincuentes se oculten tras estructuras empresariales.

 

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¿Qué hacer si se detecta un error en las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

En ocasiones las empresas descubren que las cuentas anuales que han depositado en el Registro Mercantil contienen algún tipo de error, lo que, tras la lógica preocupación, les lleva a plantearse si deben reformularlas y depositarlas de nuevo. En este sentido, hemos de distinguir entre dos tipos de errores, los de transcripción y los contables.

En el primer caso, errores de transcripción, los datos contables de las cuentas depositadas no son correctos debido a algún error de transcripción desde la contabilidad de la empresa a los modelos normalizados del Registro. La Junta general ha tenido la información contable adecuada que ha aprobado correctamente. En esta situación, la solución es relativamente sencilla, bastando con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración de la sociedad que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para su incorporación al depósito ya practicado, junto a los documentos corregidos. No obstante, este tipo de errores debe tender a desaparecer en la medida en que se está generalizando la presentación telemática de cuentas.

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En el segundo caso, errores de tipo contable, antes de reformular las cuentas y solicitar su depósito, ha de valorarse la importancia relativa del error. La norma de registro y valoración 22ª. “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables” recogida en la segunda parte del PGC, aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, señala que “los errores contables incurridos en ejercicios anteriores se subsanarán en el ejercicio en que se detecten, contabilizando el ajuste en una partida de reservas por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos que ponga de manifiesto la subsanación del error”. Al mismo tiempo, en la propia introducción del PGC se señala como “sólo situaciones de carácter excepcional y máxima relevancia en relación con la situación patrimonial de la empresa, de riesgos que aunque conocidos con posterioridad existieran en la fecha de cierre de las cuentas anuales, deberían llevar a una reformulación de las mismas”. Por tanto, con carácter general, los errores contables deberán subsanarse en el ejercicio en que se detectan, reflejando la citada rectificación en las cuentas anuales de dicho ejercicio (por ejemplo, una empresa que contabilizó como gasto la compra de un ordenador en 2017 y lo detecta en 2018, contabilizaría la rectificación en 2018 con contrapartida a reservas). Si, por el contrario, el error detectado fuese muy significativo (de máxima relevancia), entonces sería necesaria la celebración de otra Junta que aprobara las nuevas cuentas, emitiéndose certificación en la que constara que se presentan estas y se detallaran los defectos detectados en las primeras, incorporando los documentos necesarios. Ambas presentaciones (la errónea y la que corrige) quedarían depositadas en el Registro Mercantil.

Foto: stevepb

 

 

 

 

 

 

¿Cuáles son las funciones principales del Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

El Registro Mercantil es una oficina pública que depende del Ministerio de Justicia, en la que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos, de tal modo que puedan ser conocidos por el público. Está integrado por los Registros Mercantiles territoriales (establecidos en todas las capitales de provincia y en algunas ciudades, como, por ejemplo, Ceuta o Melilla) y por el Registro Mercantil Central, con sede en Madrid. Cada Registro está a cargo de uno o varios registradores mercantiles, quienes son juristas profesionales del derecho que ejercen una función pública, calificando y controlando bajo su responsabilidad la legalidad de los documentos que les llegan.

El Registro Mercantil tiene por funciones principales:

1. La inscripción de los empresarios individuales y demás sujetos establecidos por la ley y de los actos y contratos relativos a los mismos

A estos efectos la inscripción de los empresarios individuales es potestativa salvo en el caso del naviero empresario individual, obligado a inscribirse según lo que dispone el artículo 19 del Código de Comercio. Con respecto a las sociedades mercantiles (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, etcétera) están obligadas a inscribirse, adquiriendo personalidad jurídica cuando lo hacen en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social. Este acto de constitución es el primer asiento del historial registral de la sociedad, a partir del cual se inscribirán el resto de actos y contratos (nombramiento o cese de administradores o apoderados, aumento o reducción de capital, etcétera).

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2. La legalización de los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales vigentes

Los libros oficiales de contabilidad (libro Diario y libro de Inventario y Cuentas anuales) deben presentarse antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre de ejercicio social. Por tanto, las empresas que cierran ejercicio con el año natural, el 31 de diciembre, tienen de plazo hasta el 30 de abril del año siguiente.

3. El depósito de las cuentas anuales de los empresarios y demás sujetos obligados a depositarlas

Las cuentas deben aprobarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio y, una vez aprobadas, presentarse en el Registro Mercantil correspondiente dentro del mes siguiente. Para empresas que cierren ejercicio el 31 de diciembre, la fecha límite de aprobación será el 30 de junio, y la de presentación el 30 de julio.

4. La tramitación de los expedientes para la designación de auditores y expertos

El Registro Mercantil también tiene la potestad de designar al auditor de las cuentas anuales de una sociedad, cuando reciba la petición fundada de quien alegue un interés legítimo. Asimismo puede designar expertos independientes en los casos en los que vayan a realizarse aportaciones no dinerarias al capital, así como en los de fusión y escisión de empresas.

Foto: 3dman_eu

Durante qué plazo debes conservar la documentación contable de tu empresa

Mario Cantalapiedra – Economista

Una de las dudas que suele asaltar a los empresarios, sobre todo a los más noveles, hace referencia al plazo durante el cual deben conservar la documentación contable que se relaciona con su negocio. A estos efectos, principalmente debe distinguirse entre plazo a efectos mercantiles y a efectos fiscales que difieren en el límite temporal a considerar.

Ámbito mercantil

Desde el punto de vista mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio señala como “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Aparte de esta restricción de tipo general, también puede plantearse qué ocurre en los casos de cese de actividad, fallecimiento del empresario o disolución de la empresa. En este sentido, si el empresario cesa su actividad debe seguir cumpliendo el plazo de los seis años que marca el artículo 30. De igual modo, si el empresario fallece o la empresa se disuelve serán respectivamente los herederos y los liquidadores los obligados a cumplir el plazo marcado.

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Ámbito fiscal

Para Hacienda y según el artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT), prescribe a los cuatros años su derecho para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, a contar desde el día siguiente a la fecha en que finalice el plazo de presentación del correspondiente modelo tributario. Por tanto, puede ocurrir que este derecho de Hacienda esté prescrito pero que el empresario tenga todavía que conservar los libros de contabilidad para cumplir la normativa mercantil. Además hay que tener en cuenta que, según el artículo 115 de la LGT, las comprobaciones e investigaciones de Hacienda pueden extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos acontecidos en ellos surtan efectos fiscales en no prescritos.

Por otro lado, en el caso de compensación o deducción de créditos fiscales (bases imponible negativas, deducciones, etcétera), Hacienda dispone hasta de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada. Este plazo viene definido en el artículo 66 bis 2 de la LGT.

Luego a efectos prácticos parece razonable conservar la documentación contable al menos hasta seis años después del último asiento (salvo que existan créditos fiscales pendientes). No obstante, yo recomendaría conservar sine díe tanto las cuentas anuales oficiales depositadas en el Registro Mercantil, en caso de que la empresa esté obligada a hacerlo, como las liquidaciones del Impuesto sobre Sociedades (IS) o del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), según se revista la forma jurídica de sociedad o autónomo.

Foto: annca

 

 

Cuatro comprobaciones antes de presentar las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

El mes de julio suele traer consigo para muchas empresas la obligatoriedad de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social. En concreto, están obligadas a este trámite las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, así como los fondos de pensiones y otros empresarios obligados en virtud de disposiciones legales. Con el fin de evitar problemas en el momento de su presentación, es importante realizar una serie de comprobaciones, entre ellas destacaría las cuatro siguientes:

1. Presentar las cuentas dentro del plazo reglamentario

Las cuentas anuales han de presentarse dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta general en la que se aprueban. Este mes se computa de fecha a fecha, según lo establecido por el artículo 5 del Código Civil. De este modo, si se agota el plazo legal para celebración de la Junta del 30 de junio (en el caso de sociedades que cierran su ejercicio con el año natural), se podrán presentar hasta el 30 de julio (aunque este año podrán presentarse hasta el 31 de julio al caer el 30 en domingo). La presentación fuera de plazo, antes de que transcurra un año desde el cierre de ejercicio, no conlleva sanción por parte del Registro, pero si se supera este límite se procede al cierre provisional de la hoja registral.

2. Firmar adecuadamente las cuentas

La certificación de aprobación de las cuentas ha de ser firmada por los administradores de la empresa, aunque debo recordar que ya no es necesario que sus firmas se legitimen notarialmente. Lo que sí es muy importante es asegurarse de que los administradores firmantes tienen sus cargos en vigor e inscritos en el Registro Mercantil.

3. Presentar informe de auditoría

La presentación de las cuentas deberá acompañarse de un ejemplar del informe de auditoría cuando la sociedad esté obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría. Dicho informe deberá estar firmado por los auditores correspondientes.

4. Incluir la aplicación del resultado y el período medio de pago a proveedores en su apartado correspondiente

Por último y como novedad de este año, las empresas que utilicen los modelos abreviado y pymes de cuentas anuales deberán incluir la aplicación de su resultado y la información sobre el período medio de pago a proveedores dentro del apartado “Datos generales de identificación e información complementaria requerida en la legislación española”.

Los nuevos modelos de cuentas anuales y el período medio de pago a proveedores

Mario Cantalapiedra – Economista

En el Boletín Oficial del Estado (BOE) del pasado 25 de mayo se ha publicado la Orden JUS/471, 2017, de 19 de mayo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación. En el mismo BOE se ha publicado también la Orden JUS/470/2017, de 19 de mayo, por la que se aprueba el nuevo modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos obligados a su publicación.

A este respecto se confirma la reducción de los requerimientos de información de las memorias de las cuentas anuales en los modelos abreviado y pyme que ya comenté el pasado febrero en el blog, en base a las modificaciones en la normativa contable española introducidas por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre. Recuerdo que los 10 puntos que incluyen ahora dichas memorias son: actividad de la empresa; bases de presentación de las cuentas anuales; normas de registro y valoración; inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias; activos financieros; pasivos financieros; fondos propios; situación fiscal; operaciones con partes vinculadas y otra información.

No obstante, existen dos elementos (aplicación del resultado e información sobre el período medio de pago a proveedores) sobre los que las sociedades también deberán informar, aunque no lo hagan dentro de las memorias abreviada y pyme. Para hacerlo se ha habilitado un nuevo apartado dentro de “Datos generales de identificación e información complementaria requerida en la legislación española”:

  • En el modelo abreviado se ha incluido la hoja “IDA2”.
  • En el modelo pymes se ha incluido la hoja “IDP2”.

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La decisión de incluir la información sobre el período medio de pago a proveedores en el apartado de “Datos generales de identificación e información complementaria” y no dentro de la memoria está causando cierta controversia, puesto que la vigente Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, en su disposición adicional tercera, exige que todas las sociedades mercantiles incluyan en la memoria su período medio de pago a proveedores. Sí, dentro de la memoria de las cuentas anuales y no en otro sitio. A efectos prácticos y más allá de las implicaciones que puede traer esta decisión (por ejemplo, a efectos de la revisión de las cuentas por un auditor), las sociedades mercantiles deben seguir calculando este período y presentarlo en el Registro Mercantil.

El nuevo contenido de la memoria de pymes

Mario Cantalapiedra – Economista

Las modificaciones en la normativa contable española introducidas por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, han reducido los requerimientos de información de las memorias de las cuentas anuales en los modelos abreviado y pyme para los ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de 2016. En concreto, el contenido de la memoria de pymes ha quedado reducido a los 10 puntos siguientes:

 

  1. Actividad de la empresa (se deberá describir el objeto social de la empresa y la actividad o actividades a que se dedique y su identificación en el Registro Mercantil).
  2. Bases de presentación de las cuentas anuales (imagen fiel, principios contables no obligatorios aplicados, etcétera).
  3. Normas de registro y valoración (se indicarán los criterios contables aplicados en relación a una serie de partidas, como, por ejemplo, el inmovilizado intangible o las existencias).
  4. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias (análisis del movimiento durante el ejercicio de estos epígrafes y de sus correspondientes amortizaciones y correcciones valorativas por deterioro).
  5. Activos financieros.
  6. Pasivos financieros.
  7. Fondos propios.
  8. Situación fiscal (donde se informará del gasto por impuesto sobre beneficios corriente y de cualquier otra información cuya publicación venga exigida por la norma tributaria).
  9. Operaciones con partes vinculadas.
  10. Otra información (donde, entre otros datos que se especifican, como el número medio de personas empleadas en el ejercicio, se deberá aportar cualquier información que a juicio de los responsables de elaborar las cuentas anuales sea preciso proporcionar para que estas, en su conjunto, puedan mostrar la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera de la empresa, así como cualquier otra información que la empresa considere oportuno suministrar de forma voluntaria).

 

Recuerdo que, con la entrada en vigor del Real Decreto 602/2016, pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y, por tanto, presentar esta memoria de pymes todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

 

  1. Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
  2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
  3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Nuevos límites para aplicar el PGC-Pymes

Mario Cantalapiedra – Economista

El Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, ha ampliado el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC-Pymes), igualando los límites exigidos (de total activo, importe neto de la cifra de negocios y número de trabajadores) a los previstos para poder elaborar el modelo abreviado de balance y memoria. Es importante reseñar que, a pesar de ser aprobado a estas altura del año, este cambio entra en vigor para los ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de 2016.

De este modo, podrán aplicar el PGC-Pymes todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a) Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.

b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.

c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

También el Real Decreto 602/2016 ha eliminado la obligatoriedad de elaborar el estado de cambios en el patrimonio neto para las empresas que apliquen el PGC- Pymes, de tal modo que, para los ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de 2016, únicamente habrán de presentar dentro de sus cuentas anuales los siguientes documentos: balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria (esta última con una información ahora más reducida).

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El ICAC sanciona a sociedades que no depositan sus cuentas anuales en el Registro Mercantil

Mario Cantalapiedra – Economista

El mes de julio suele ser sinónimo de presentación de cuentas anuales para muchas sociedades, que suelen agotar el plazo legal de aprobación por la Junta General, fijado en el 30 de junio, por lo que tienen hasta el 30 de julio para depositarlas en el Registro Mercantil (un máximo de treinta días naturales después de la fecha de aprobación). En este sentido, una sociedad que no deposite sus cuentas anuales se puede enfrentar a una serie de problemas, entre ellos, los siguientes:

  • Si transcurre un año desde cierre del ejercicio sin presentación, se procede al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el Registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil (cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad, nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa).
  • Posible derivación de responsabilidades contra los administradores de la sociedad por socios o terceros que puedan reclamar daños causados por no depositarlas.
  • Posible motivo para calificar un concurso como culpable.
  • Posible impacto negativo en los informes comerciales que realizan empresas especializadas.
  • Posibles mayores dificultades para acceder a la financiación bancaria y lograr la cobertura del seguro de crédito.
  • Posible sanción por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

Precisamente me gustaría detenerme en este último problema en base a una información reciente difundida por el Registro de Economistas Contables del Consejo General de Economistas, comentando la apertura por parte del ICAC de expedientes sancionadores a algunas sociedades que no han depositado sus cuentas anuales. Aunque dichas sanciones ya estaban recogidas en el artículo 283 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, hasta la fecha no se estaban aplicando. Las multas pueden ir desde los 1.200 a los 60.000 euros, aunque pueden elevarse hasta 300.000 euros si la sociedad (o grupo de sociedades) factura por encima de 6 millones de euros. Hay que señalar que el Registro Mercantil debe remitir al finalizar cada año, a la Dirección General de los Registros y del Notariado, y esta, a su vez, al ICAC, una relación alfabética de las sociedades que no hayan depositado las cuentas, por lo que el ICAC tiene conocimiento de las mismas y puede sancionarlas.

 

La auditoría de cuentas anuales a petición de los socios minoritarios

Mario Cantalapiedra – Economista

Entre los mecanismos de defensa de sus intereses que la Ley reconoce a los socios minoritarios de las sociedades de capital, se encuentra el de poder solicitar una auditoría de las cuentas anuales, en el caso de que tengan dudas sobre la situación contable real de la empresa. Para ello han de acumular un mínimo del cinco por ciento del capital social y ajustarse a lo previsto tanto en la Ley de Sociedades de Capital como en el Reglamento del Registro Mercantil.

De este modo, según recoge el artículo 265.2 de la Ley de Sociedades de Capital, “en las sociedades que no estén obligadas a someter las cuentas anuales a verificación por un auditor, los socios que representen, al menos, el cinco por ciento del capital social podrán solicitar del registrador mercantil del domicilio social que, con cargo a la sociedad, nombre un auditor de cuentas para que efectúe la revisión de las cuentas anuales de un determinado ejercicio siempre que no hubieran transcurrido tres meses a contar desde la fecha de cierre de dicho ejercicio”.

La solicitud se debe realizar de acuerdo con lo que dispone el Reglamento del Registro Mercantil. En concreto, se necesita una instancia por triplicado, dirigida al Registrador Mercantil del domicilio social de la empresa, que exprese las circunstancias siguientes:

  • Nombre y apellidos del solicitante, DNI, domicilio a efectos de notificaciones y teléfono, con indicación de la condición de socio, el número de acciones o participaciones sociales que se tienen con el porcentaje de participación en el capital social que representan.
  • En caso de no ser socio fundacional, se habrá de adjuntar además la documentación que acredite dichas acciones o participaciones.Denominación y datos de identificación registral de la sociedad a auditar, así como su domicilio.
  • Causa de la solicitud, indicando expresamente la no obligación de verificar cuentas por parte de la sociedad, el ejercicio que se solicita auditar y que no han transcurrido tres meses desde la fecha de cierre del mismo.
  • Fecha y firma.

El auditor de cuentas, antes de aceptar el nombramiento por parte del registrador mercantil, deberá evaluar el efectivo cumplimiento del encargo de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas. De igual modo, el registrador habrá de fijar la retribución que percibirá el auditor o, al menos, los criterios para su cálculo.

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