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El ICAC sanciona a sociedades que no depositan sus cuentas anuales en el Registro Mercantil

Mario Cantalapiedra – Economista

El mes de julio suele ser sinónimo de presentación de cuentas anuales para muchas sociedades, que suelen agotar el plazo legal de aprobación por la Junta General, fijado en el 30 de junio, por lo que tienen hasta el 30 de julio para depositarlas en el Registro Mercantil (un máximo de treinta días naturales después de la fecha de aprobación). En este sentido, una sociedad que no deposite sus cuentas anuales se puede enfrentar a una serie de problemas, entre ellos, los siguientes:

  • Si transcurre un año desde cierre del ejercicio sin presentación, se procede al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el Registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil (cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad, nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa).
  • Posible derivación de responsabilidades contra los administradores de la sociedad por socios o terceros que puedan reclamar daños causados por no depositarlas.
  • Posible motivo para calificar un concurso como culpable.
  • Posible impacto negativo en los informes comerciales que realizan empresas especializadas.
  • Posibles mayores dificultades para acceder a la financiación bancaria y lograr la cobertura del seguro de crédito.
  • Posible sanción por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

Precisamente me gustaría detenerme en este último problema en base a una información reciente difundida por el Registro de Economistas Contables del Consejo General de Economistas, comentando la apertura por parte del ICAC de expedientes sancionadores a algunas sociedades que no han depositado sus cuentas anuales. Aunque dichas sanciones ya estaban recogidas en el artículo 283 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, hasta la fecha no se estaban aplicando. Las multas pueden ir desde los 1.200 a los 60.000 euros, aunque pueden elevarse hasta 300.000 euros si la sociedad (o grupo de sociedades) factura por encima de 6 millones de euros. Hay que señalar que el Registro Mercantil debe remitir al finalizar cada año, a la Dirección General de los Registros y del Notariado, y esta, a su vez, al ICAC, una relación alfabética de las sociedades que no hayan depositado las cuentas, por lo que el ICAC tiene conocimiento de las mismas y puede sancionarlas.

 

Sobre la obligación o no de publicar en el BORME los depósitos de cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

Observo que todavía existen dudas sobre si las sociedades mercantiles están obligadas o no a publicar en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME), los depósitos de sus cuentas anuales. En este sentido, si acudimos a la redacción original del artículo 281 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, podemos observar que efectivamente existía la obligación de publicar los depósitos de cuentas en el BORME:

“Artículo 281. Publicidad del depósito.

1. El primer día hábil de cada mes, los Registradores mercantiles remitirán al Registro Central una relación de las sociedades que hubieran cumplido durante el mes anterior la obligación de depósito de las cuentas anuales.

El Boletín Oficial del Registro Mercantil publicará el anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con la obligación de depósito.

2. Cualquier persona podrá obtener información de todos los documentos depositados”.

No obstante, tratando de reducir los costes de las empresas a la hora de presentar las cuentas anuales, la Ley 25/2011, de 1 de agosto, eliminó dicha obligación, además de introducir otra medida, en la misma línea de disminuir costes, la cual fue inclusive más polémica, como fue suprimir el requisito de legitimación notarial de las firmas de los administradores en las cuentas. En el caso concreto de los anuncios, se reconoció su escasa utilidad desde que existe la posibilidad de acceder telemáticamente al Registro Mercantil. La función que podían cumplir los anuncios, era sustituida, en opinión del legislador, por el acceso telemático. De este modo, el artículo 281 de la Ley de Sociedades de Capital que está vigente en la actualidad, en la redacción otorgada por el artículo 1.16 de la Ley 25/2011, señala lo siguiente:

“Artículo 281. Publicidad del depósito.

Cualquier persona podrá obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados”.

Por tanto, desde el 2 de octubre de 2011, fecha de entrada en vigor de la Ley 25/2011, las sociedades anónimas, limitadas y comanditarias por acciones, no tienen obligación de publicar sus actos de depósito de cuentas anuales en el BORME.

 

 

Los apoderados de la empresa en la gestión del riesgo de crédito comercial

Mario Cantalapiedra – Economista

Es habitual que los administradores de una sociedad, a efectos de facilitar su operativa, nombren apoderados para que puedan actuar en nombre de la empresa a través de los denominados poderes notariales. Piensa que, nombrando apoderados, la sociedad se garantiza la posibilidad de realizar determinados actos, como puede ser, por ejemplo, el ingreso de un cheque en una cuenta bancaria o la firma de un contrato de venta, sin necesidad de que los administradores estén presentes.

Estos poderes notariales son documentos públicos, autorizados por un notario, en los que se deben especificar las atribuciones y la capacidad de actuación del apoderado. Éste, para que los actos en los que participe en representación de la empresa surtan efecto, deberá acreditar su cualidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada del poder que le habrá entregado la empresa. Por ejemplo, en el caso del ingreso de un cheque, se deberá mostrar ante el banco la copia del poder, antes de efectuarlo. Es importante señalar que el poder notarial tiene carácter unilateral, es decir, la empresa, a través de sus administradores, otorga a una persona la facultad de representarle sin que para ello necesite su autorización, o que dicha persona esté presente ante el notario en el momento del otorgamiento. Lógicamente los poderes se basan en la confianza de la empresa hacia la persona que le va a representar, y en el deseo de ésta de hacerlo.

El tema de la confianza no es menor y de ahí que la representación por parte del apoderado se pueda realizar de forma solidaria (independiente) o mancomunada (conjunta), en unión de uno o varios administradores o apoderados. Es decir, si el apoderado es solidario bastará con su única firma para representar a la empresa, mientras que si es mancomunado tendrá que firmar con otro u otros representantes legales. En cuanto a la inscripción de los poderes en el Registro Mercantil, será necesaria si se desean inscribir en él los actos o contratos que otorguen los apoderados.

En el análisis del riesgo de crédito comercial que se realice sobre una sociedad interesará conocer sus apoderados, así como las vinculaciones que puedan existir con otras sociedades a través de ellos. Los informes comerciales y, sobre todo, las nuevas herramientas de inteligencia de negocio, que permiten conocer tanto los apoderados vigentes de una empresa como aquellos otros que en algún momento lo fueron, facilitan esta labor.

Qué es el informe de gestión y quién está obligado a formularlo

Mario Cantalapiedra – Economista

El informe de gestión es un documento que han de elaborar y depositar en el Registro Mercantil todas las sociedades excepto aquellas que puedan formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, es decir, sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  • Total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
  • Importe neto de la cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
  • Número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Los administradores del resto de sociedades deberán formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio, el informe de gestión, el cual deberá ser firmado por todos ellos. El contenido que debe tener se regula en el artículo 262 de la Ley de Sociedades de Capital, en el que resumidamente se incluyen los siguientes puntos:

  1. Exposición fiel sobre la evolución de los negociosy la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta la misma. La exposición consistirá en un análisis equilibrado y exhaustivo de la evolución y los resultados de los negocios y la situación de la sociedad, teniendo en cuenta la magnitud y la complejidad de la misma. Este análisis deberá incluir indicadores financieros y no financieros, incluida información sobre cuestiones medioambientales y relativas a los trabajadores. No obstante, las sociedades que puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada no están obligadas a incluir información de carácter no financiero. En este sentido, y a efectos de las medidas de lucha contra la morosidad, las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada deberán indicar el período medio de pago a proveedores y, en caso de que este sea superior al plazo legal, las medidas a aplicar en el siguiente ejercicio para reducirlo hasta alcanzar dicho plazo.
  2. Acontecimientos importantes para la sociedad ocurridos después del cierre del ejercicio, evolución previsible de la sociedad, actividades en materia de investigación y desarrollo y adquisiciones de acciones propias.
  3. En el caso de utilización de instrumentos financieros, objetivos y políticas de gestión del riesgo financiero, así como exposición a los riesgos de precio, crédito, liquidez y flujo de efectivo, cuando resulten relevantes para la valoración de activos, pasivos, situación financiera y resultados de la sociedad.

Por último, es importante señalar que la información contenida en este informe no justifica su ausencia en las cuentas anuales cuando deba ser incluida en ellas.

El concepto de pyme para el Registro Mercantil actualizado por la Ley de emprendedores

Mario Cantalapiedra – Economista

Una de las novedades que incorpora la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (BOE del 28 de septiembre), es el aumento de los límites para que las pymes puedan presentar el modelo de cuentas anuales abreviado, con el fin de que crezca el número de empresas que pueden utilizarlo. Te recuerdo que estos límites, recogidos en el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, definen el concepto de pyme que se tiene desde la perspectiva del Registro Mercantil. Con la reforma que introduce la Ley de emprendedores, podrán utilizar este Modelo pymes las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  1. Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
  2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
  3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Recuerdo que las cuentas anuales a presentar bajo el Modelo pymes son el Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de cambios en el patrimonio neto y la Memoria. De este modo, las pymes no tienen que presentar el Estado de flujos de efectivo,  destinado a compañías de mayor dimensión. Realmente lo que se ha hecho es elevar las cifras de activo y de facturación (en aproximadamente un 40 por ciento) con respecto a la regulación anterior, mientras que el número medio de trabajadores permanece invariado. En el cuadro siguiente puedes observar la comparación entre las cifras anteriores y las que ahora establece la Ley de emprendedores:

Comparativa cuentas anuales

Las tres formas de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil

Mario Cantalapiedra – Economista

En este mes de julio termina el plazo reglamentario de presentación de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio de 2012 en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social, las cuales deben ser presentadas dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban. A estos efectos, el cómputo de dicho mes se produce de fecha a fecha, es decir, si la Junta se ha celebrado en la fecha límite del 30 de junio, se tendrá de límite para presentar las cuentas anuales hasta el próximo 30 de julio. A continuación quisiera repasar contigo las tres formas de presentar las cuentas anuales que pueden utilizarse en la actualidad:

1. Soporte papel

Las cuentas anuales cumplimentadas en los modelos normalizados deberán depositarse en el Registro Mercantil en una carpeta junto con la instancia de presentación y la certificación de aprobación de las mismas. Con respecto a esta certificación, recordar que ya no resulta necesario legitimar las firmas incluidas en ella conforme a lo establecido por el número quince del artículo primero de la Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital.

2. Soporte CD/DVD

En este caso, deberán aportarse al Registro Mercantil, en una carpeta, la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas, el certificado de la huella digital firmado y el CD o DVD en el que conste el fichero comprimido en formato zip con las cuenta anuales. Por cierto, aprovecho para recordar que lo de presentar las cuentas anuales en disquete pasó a mejor vida.

3. Envío telemático

A su vez esta forma de presentación permite dos modalidades, la completa y la mixta. La presentación telemática completa permite realizar la tramitación íntegra del depósito mediante el Portal web de presentación telemática del Colegio de Registradores. En este supuesto, se envían al Registro dos archivos; uno en formato zip conteniendo el depósito de las cuentas, y otro fichero que contenga el certificado de aprobación de las cuentas, el cual debe incluir las firmas manuscritas y la huella digital del depósito. Por su parte, en la presentación telemática mixta se remite a través del Portal web el fichero zip conteniendo el depósito de cuentas, y en un momento posterior (dentro de los 15 días hábiles siguientes al envío telemático) se deberá enviar por correo certificado o presentar físicamente en el Registro Mercantil, el certificado de aprobación de cuentas, la instancia de presentación, la huella digital del depósito y el acuse de recibo de presentación telemática emitido por el Portal web.

¿Qué es una pyme para el Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

La inscripción en el Registro Mercantil es obligatoria para las sociedades mercantiles y potestativa para el empresario individual, salvo en el caso del empresario naviero que está obligado a inscribirse. Si una empresa está obligada a inscribirse en el Registro Mercantil deberá depositar periódicamente en él sus cuentas anuales. A estos efectos existe un modelo específico de presentación de cuentas anuales para las pymes, el cual presenta unas menores exigencias de información que en el caso de empresas mayores. Para poder utilizar este Modelo pymes de cuentas anuales se atiende, de nuevo, a las características de activo, cifra de negocios y número de empleados que presenten las empresas, de tal modo que podrán utilizarlo aquellas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  • Que el total de sus partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
  • Que su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las cuentas anuales a presentar en el Registro Mercantil bajo el Modelo pymes son el Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de cambios en el patrimonio neto y la Memoria. De este modo, las pequeñas y medianas empresas no tienen que presentar el Estado de flujos de efectivo destinado a compañías de mayor dimensión. Dentro de este Modelo pymes de presentación también se encuentran las microempresas, para las que la legislación contable articula unos criterios específicos de contabilización en las operaciones de arrendamiento financiero y en el gasto del impuesto sobre beneficios. Son microempresas las compañías que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  • Que el total de las partidas del activo no supere el millón de euros.
  • Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los dos millones de euros.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a diez.

que es una pyme para el registro mercantil

¿Qué ocurre si no deposito mis cuentas anuales en el Registro Mercantil?

Mario Cantalapiedra – Economista

En cierto modo es lógico que alguien pueda tener la tentación de no depositar las cuentas anuales de su empresa en el Registro Mercantil, más aún en las circunstancias actuales donde la situación económica y financiera de muchas compañías no puede catalogarse precisamente de buena.

Si no depositamos estas cuentas debemos tener en cuenta una serie de consecuencias a las que nos podemos enfrentar, y que no me gustaría pasar por alto. En primer lugar, quisiera recordaros que la Ley obliga a los administradores de las sociedades mercantiles a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil para su depósito y publicación, de forma que cualquier interesado pueda tener acceso a las mismas y conocer la evolución de la empresa. Luego la no presentación de cuentas, aparte del incumplimiento legal, el cual puede ser sometido a un régimen sancionador previsto en el artículo 221 de la Ley de Sociedades Anónimas, conlleva empeorar la imagen de la compañía frente a terceros, lo que puede repercutir en informes comerciales negativos, en la pérdida de nuevos clientes o contratos, o en la dificultad de acceder al crédito bancario.

Por otro lado, y según menciona el Reglamento del Registro Mercantil, la falta de depósito de las cuentas anuales transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, implica la imposibilidad de inscribir en dicho Registro ningún documento presentado con posterioridad, hasta que se practique el mismo. No obstante, hay una serie de documentos que se exceptúan de esta prohibición, como son los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. Cualquier otro documento referido a nuestra sociedad, por ejemplo, una disminución de capital o una modificación de nuestros estatutos, no podrá ser inscrito hasta que decidamos depositar las cuentas.

Pensemos también que cuando presentamos las cuentas anuales, el Registro Mercantil no suele validar el contenido de las mismas, limitándose a verificar las firmas de los administradores y algún otro aspecto formal. En las cuentas anuales que se presentan de forma telemática, algunos Registros Mercantiles sí suelen emitir una hoja de evaluación.

Luego después de repasar todos los argumentos expuestos mi recomendación es clara en el sentido de efectuar siempre el depósito de las cuentas, de tal modo que, si la empresa tiene problemas, deberemos buscar la solución por otra vía y no por la de ocultar la información de nuestras cuentas anuales.

Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil por ejercicio contable

cuentas anuales depositadas en el registro mercantil

Fuente: Iberinform.

El calendario de las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

Si en el anterior post os comentaba las modificaciones recientes producidas en los modelos de cuentas anuales a depositar en el Registro Mercantil este año, creo que es interesante repasar algunos conceptos generales sobre éstas ahora que se acerca el momento concreto de su presentación.

Las cuentas anuales están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, la memoria y el estado de flujos de efectivo, este último voluntario para las Pymes, que os recuerdo son las empresas con un activo no superior a los 2.850.000 euros, una cifra de negocios anual no superior a 5.700.000 euros o un número medio de trabajadores no superior a los 50 trabajadores (basta con reunir dos de las tres circunstancias).

Realmente el propósito último de las cuentas anuales es suministrar información que permita tomar decisiones sobre la empresa tanto a usuarios externos como internos. Ya nos dice la normativa contable que los documentos que forman parte de las cuentas anuales son una unidad y que deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Por tanto, mucho cuidado con aspectos tales como presentar un resultado en la cuenta de pérdidas y ganancias que no coincida con el que se muestra en el balance, o mostrar un balance cuya suma de activo no cuadre con la del pasivo y patrimonio neto, sí que, aunque parezca raro, yo ya he visto de todo.

Las cuentas anuales deben formularse por el empresario o los administradores en el plazo máximo de tres meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio, y tienen que expresar la fecha en la que se han formulado y estar firmadas por el empresario, por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales (sociedad colectiva o comanditaria), o por todos los administradores en caso de sociedad anónima o limitada. Si falta la firma de alguno de ellos, deberemos indicar expresamente la causa en cada uno de los documentos donde no firme. Pensad que los firmantes, ya sean éstos empresarios, administradores o socios con responsabilidad ilimitada, son los responsables de la exactitud de las cuentas anuales presentadas.

Os adjunto un calendario indicativo del proceso temporal que siguen las cuentas anuales para sociedades que cierren el ejercicio a 31 de diciembre, el caso más habitual.

Calendario indicativo cuentas anuales:

  • 31 de marzo: Fecha límite formulación de las cuentas anuales por los administradores
  • 15 de junio: Fecha límite convocatoria de junta general ordinaria por los administradores
  • 30 de junio: Fecha límite aprobación cuentas anuales por la junta general ordinaria
  • 30 de julio: Fecha límite presentación cuentas anuales en el Registro Mercantil


Número de cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil:

Cuentas anuales depositadas en el registro mercantil
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