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La expansión del negocio de empresas y autónomos a través de sucursales

Mario Cantalapiedra – Economista

Una empresa a la hora de expandir su negocio puede hacerlo a través de sucursales, es decir, de delegaciones emplazadas en diferentes lugares geográficos que representan al negocio principal. Legalmente, según el artículo 295 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, una sucursal es “todo establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollen, total o parcialmente, las actividades de la sociedad”. Luego una sucursal debe mantener una actividad continuada en el tiempo, tener cierta autonomía en la gestión y desarrollar la actividad objeto de su empresa matriz.

La apertura de una sucursal es un trámite que requiere del otorgamiento de escritura pública, la cual habrá de inscribirse en el Registro Mercantil. Pueden abrirlas los empresarios individuales, las sociedades mercantiles y otras entidades. Las sucursales carecen de personalidad jurídica propia, de ahí que al frente de las mismas se sitúen representantes legales facultados para administrar su operativa, pero subordinados a las directrices de la empresa principal.

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Con respecto a otros establecimientos mercantiles, de las oficinas de representación de empresas no residentes en España  se diferencian en que estas no pueden desarrollar la actividad principal sino otras secundarias como publicidad, promoción o actividades auxiliares. Por su parte, de las franquicias se diferencian en que estas nacen de la colaboración entre empresas independientes, mientras que las sucursales dependen de una empresa matriz.

En lo que se refiere a sus obligaciones contables, las sucursales deben llevar una contabilidad propia referida a las operaciones que realizan y a los elementos patrimoniales que tienen afectos. En el caso de sucursales de empresas extranjeras, las matrices han de depositar en el Registro Mercantil sus cuentas anuales o, en su caso, sus cuentas consolidadas elaboradas conforme a la legislación extranjera. En el caso de que la legislación a la que estén sometidas no las obligue a elaborar cuentas anuales o lo haga de forma no equivalente a la legislación española, están obligadas a elaborar dichas cuentas en relación con la actividad de sus sucursales en España y a depositarlas en el Registro.

Para conocer las sucursales que una empresa o un autónomo tiene en España se puede acudir al Registro Mercantil, o a las soluciones de analítica avanzada que ofrecen las empresas especializadas en información comercial en las que inclusive se puede visualizar su ubicación en el mapa.

Disponibles los nuevos modelos oficiales para presentar las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

Los nuevos modelos oficiales para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil ya se encuentran disponibles en la web de Ministerio de Justicia. Estos modelos responden a la Resolución de 22 de mayo de 2019, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los Anexos I, II y III de la Orden JUS/ 319/2018, de 21 de marzo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, así como a la Resolución de 22 de mayo de 2019, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se aprueba el nuevo modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos obligados a su publicación, las cuales fueron publicadas en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el pasado viernes 24 de mayo.

A lo largo de 2018 no se han producido cambios normativos contables que afecten al depósito tanto de las cuentas individuales como de las consolidadas, siendo la novedad más importante la incorporación de una mejora informativa en las páginas de presentación en el Registro (ver imagen adjunta) para aquellas empresas y grupos que estén obligados a presentar el nuevo “estado de información no financiera” (EINF). Este estado, introducido por la Ley 11/2018, de 28 de diciembre, incluye información necesaria para comprender la evolución, los resultados y la situación de la sociedad o del grupo de sociedades y el impacto de su actividad respecto a cuestiones medioambientales y sociales, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno.

Actualmente la obligación de presentar el EINF afecta a las sociedades de capital (anónimas, de responsabilidad limitada y comanditarias por acciones), y sociedades que formulen cuentas consolidadas (grupos), cuyo número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea mayor a 500 y que además, o bien tengan la consideración de entidades de interés público, o bien durante dos ejercicios consecutivos reúnan dos de las tres circunstancias siguientes: activo superior a 20 millones de euros, facturación superior a 40 millones de euros, o número medio de empleados superior a 250.

El EINF puede presentarse incluyéndolo dentro del informe de gestión o en un estado independiente.

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Redactar detalladamente los estatutos sociales para prevenir futuros conflictos

Mario Cantalapiedra – Economista

Los estatutos sociales son el conjunto de reglas escritas que rigen el funcionamiento interno de una sociedad y que forman parte de su escritura de constitución, debiendo tener el contenido mínimo que señala el artículo 23 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC):

  • Denominación de la sociedad.
  • Objeto social, determinando las actividades que lo integren.
  • Domicilio social, lugar en el que legalmente está establecida la empresa, que podrá ser el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación.
  • Capital social, participaciones o acciones en que se divida, su valor nominal y su numeración correlativa.
  • Modo o modos de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren.
  • Modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.

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Además de este contenido mínimo, se permite que los estatutos incluyan todos los pactos y condiciones que los socios fundadores juzguen conveniente establecer, siempre que no se opongan a las leyes ni contradigan los principios configuradores del tipo social elegido (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, etcétera). A pesar de que existen modelos estandarizados de estatutos sociales, de los que muchos emprendedores suelen valerse, redactarlos detalladamente e incluyendo cláusulas específicas puede ser una medida muy interesante para prevenir futuros conflictos entre los socios y entre estos y la sociedad. Has de pensar que los estatutos que se redacten en el momento inicial de una sociedad afectarán a todos sus socios tanto presentes como futuros.

En cualquier caso, cabe la posibilidad de modificar los estatutos sociales iniciales por un acuerdo de la junta general que respete los quórums y las mayorías exigidos en el TRLSC. Por ejemplo, en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada la modificación requerirá el voto favorable de más de la mitad de los votos correspondientes a las participaciones en que se divida el capital social. Existe una excepción a esta necesidad de acuerdo de la junta general en las modificaciones estatutarias, y es para el caso del cambio de domicilio social dentro del territorio nacional, el cual puede ser acordado por el órgano de administración, salvo que exista una disposición contraria en los propios estatutos.

Foto: truthseeker08

¿Cuándo puede repartir dividendos una sociedad?

Mario Cantalapiedra – Economista

Los dividendos son la parte del beneficio contable de una sociedad que se distribuye a sus socios en función de la aportación realizada por cada uno de ellos al capital social. No obstante, antes de que el beneficio pueda ser repartido entre los socios en forma de dividendos han de cumplirse una serie de obligaciones legales y estatutarias. De este modo, y según lo que establece el artículo 273 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC), una sociedad puede repartir dividendos entre sus socios siempre y cuando:

  • Haya dotado la reserva legal prevista en el artículo 274 del TRLSC. En este sentido, una cifra igual al 10 por ciento del beneficio en cada ejercicio ha de destinarse a dotarla hasta que alcance, al menos, el 20 por ciento del capital social.
  • Haya dotado las reservas especiales a las que venga obligada por alguna otra disposición de tipo legal.
  • Haya dotado las reservas estatutarias, es decir, aquellas decididas por los socios y que aparecen reflejadas en los estatutos sociales (reglamento interno de la sociedad).
  • El valor del patrimonio neto (parte residual de los activos de la sociedad, una vez deducidos todos sus pasivos) no sea, o no resulte ser a consecuencia del reparto de dividendos, inferior al capital social.
  • Haya dotado reservas disponibles por importe igual al de los gastos de investigación y desarrollo que, en su caso, figuren en el activo del balance.

mark-804936_1920Con respecto a la existencia en la empresa de pérdidas acumuladas en los ejercicios anteriores, se pueden repartir dividendos en un ejercicio que existan beneficios, siempre que antes y después de dicho reparto el valor del patrimonio neto de la empresa sea mayor o igual al capital social.

Es la junta general de la sociedad la que se encarga de decidir sobre la distribución del beneficio, previa propuesta de los administradores. Es un asunto que se incluye en los puntos a tratar en la junta ordinaria a celebrar dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, donde se decide la aplicación del resultado del ejercicio anterior. Una vez cumplidas las obligaciones legales y estatutarias mencionadas, se pueden repartir dividendos y/o dotar reservas voluntarias, siendo éstas de libre disposición para la compañía.

Foto: geralt

Cuatro comprobaciones antes de presentar las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra – Economista

El mes de julio suele traer consigo para muchas empresas la obligatoriedad de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social. En concreto, están obligadas a este trámite las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, así como los fondos de pensiones y otros empresarios obligados en virtud de disposiciones legales. Con el fin de evitar problemas en el momento de su presentación, es importante realizar una serie de comprobaciones, entre ellas destacaría las cuatro siguientes:

1. Presentar las cuentas dentro del plazo reglamentario

Las cuentas anuales han de presentarse dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta general en la que se aprueban. Este mes se computa de fecha a fecha, según lo establecido por el artículo 5 del Código Civil. De este modo, si se agota el plazo legal para celebración de la Junta del 30 de junio (en el caso de sociedades que cierran su ejercicio con el año natural), se podrán presentar hasta el 30 de julio (aunque este año podrán presentarse hasta el 31 de julio al caer el 30 en domingo). La presentación fuera de plazo, antes de que transcurra un año desde el cierre de ejercicio, no conlleva sanción por parte del Registro, pero si se supera este límite se procede al cierre provisional de la hoja registral.

2. Firmar adecuadamente las cuentas

La certificación de aprobación de las cuentas ha de ser firmada por los administradores de la empresa, aunque debo recordar que ya no es necesario que sus firmas se legitimen notarialmente. Lo que sí es muy importante es asegurarse de que los administradores firmantes tienen sus cargos en vigor e inscritos en el Registro Mercantil.

3. Presentar informe de auditoría

La presentación de las cuentas deberá acompañarse de un ejemplar del informe de auditoría cuando la sociedad esté obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría. Dicho informe deberá estar firmado por los auditores correspondientes.

4. Incluir la aplicación del resultado y el período medio de pago a proveedores en su apartado correspondiente

Por último y como novedad de este año, las empresas que utilicen los modelos abreviado y pymes de cuentas anuales deberán incluir la aplicación de su resultado y la información sobre el período medio de pago a proveedores dentro del apartado “Datos generales de identificación e información complementaria requerida en la legislación española”.

Lanzamiento del sistema de interconexión de registros mercantiles de la UE

Mario Cantalapiedra – Economista

El próximo 8 de junio de 2017 se cumple el segundo plazo de transposición de la Directiva 2012/17/UE, que supone el lanzamiento del sistema de interconexión de registros mercantiles a nivel de Unión Europea (UE), conocido como BRIS (Business Registers Interconnection System), el cual dará acceso en toda la UE, a través del Portal Europeo de Justicia en Red, a datos sobre las empresas registradas en los Estados miembros y permitirá la comunicación electrónica entre todos sus registros mercantiles.

En este sentido, se acaba de publicar en España la Instrucción de 9 de mayo de 2017, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre interconexión de los registros mercantiles (BOE de 16 de mayo), que establece la forma de actuación de nuestros registros en el nuevo marco. En ella se establecen los datos que deberán poner a disposición del público a través del BRIS:

 

– En relación a las sociedades:

  1. Escritura de constitución y estatutos, si fueran objeto de un acto separado.
  2. Modificaciones de escritura de constitución y estatutos, comprendida la pórroga de la sociedad.
  3. Texto íntegro del acto modificado, en su redacción actualizada, después de cada modificación de escritura de constitución o de estatutos.
  4. Nombramiento, cese de funciones, así como identidad de las personas que, como órgano legalmente previsto, o como miembros de tal órgano tengan el poder de obligar a la sociedad con respecto a terceros y representarla en juicio y de las que participen en la administración, vigilancia o control de la sociedad.
  5. Al menos anualmente importe del capital suscrito, cuando la escritura de constitución o los estatutos mencionen un capital autorizado, a menos que todo aumento de capital suscrito implique una modificación de los estatutos.
  6. Documentos contables por cada ejercicio presupuestario, que deben publicarse de conformidad con las Directivas 78/660/CEE, 83/349/CEE, 86/635/CEE y 91/674/CEE del Consejo.
  7. Todo cambio de domicilio social.
  8. Disolución de la sociedad.
  9. Resolución judicial que declare la nulidad de la sociedad.
  10. Nombramiento e identidad de los liquidadores, así como sus poderes respectivos, a menos que estos poderes resultasen expresa y exclusivamente de la ley o de los estatutos.
  11. Cierre de la liquidación y cancelación del registro en los Estados miembros en que esta produzca efectos jurídicos.

 

– En relación a las sucursales de sociedades de otros Estados miembros:

  1. Dirección postal.
  2. Indicación de sus actividades.
  3. Registro en el expediente que haya sido abierto para la sociedad y su número de inscripción.
  4. Denominación y forma de la sociedad, así como denominación de la sucursal si no corresponde a la de la sociedad.
  5. Nombramiento, cese en funciones, así como identidad de las personas que tengan poder para obligar a la sociedad frente a terceros y de representarla en juicio como órgano de la sociedad legalmente previsto o como miembros de tal órgano y como representantes permanentes de la sociedad para la actividad de la sucursal, con indicación del contenido de sus poderes.
  6. Disolución de la sociedad, nombramiento, identidad y poderes de los liquidadores, así como cierre de la liquidación y procedimiento de quiebra, de convenido de acreedores o cualquier otro procedimiento análogo del que sea objeto la sociedad.
  7. Documentos contables que deban publicarse.
  8. Cierre de la sucursal.

 

Causas que pueden provocar la separación de un socio

Mario Cantalapiedra – Economista

Los socios de las sociedades de capital (de responsabilidad limitada, anónimas y comanditaria por acciones), tienen la posibilidad de abandonarlas voluntariamente si no están de acuerdo con las decisiones adoptadas por su junta general. Para ello se ha de producir alguna de las circunstancias previstas en la Ley de Sociedades de Capital (LSC) o en los estatutos sociales (que pueden establecer causas de separación distintas a las previstas en la ley).

En cuanto a las causas legales, el artículo 346 de la LSC reconoce los siguientes casos en los que los socios, que no voten a favor del correspondiente acuerdo, tienen derecho a separarse de la sociedad:

  • Sustitución o modificación sustancial del objeto social.
  • Prórroga de la sociedad.
  • Reactivación de la sociedad.
  • Creación, modificación o extinción anticipada de la obligación de realizar prestaciones accesorias, salvo disposición contraria de los estatutos.

Además tienen derecho a separarse los socios de las sociedades de responsabilidad limitada que no voten a favor del acuerdo de modificación del régimen de transmisión de las participaciones sociales. Por otro lado, en los casos de transformación de la sociedad, fusión transfronteriza intracomunitaria y traslado de domicilio social al extranjero, pueden separarse lo socios que voten en contra.

Sin embargo, hay una causa de separación que, aunque está prevista en la LSC para las sociedades que no cotizan en Bolsa, se encuentra suspendida actualmente hasta el 31 de diciembre de 2016. Se trata del caso de falta de distribución de dividendos. En este sentido, el artículo 348 bis de la LSC señala lo siguiente:

A partir del quinto ejercicio a contar desde la inscripción en el Registro Mercantil de la sociedad, el socio que hubiera votado a favor de la distribución de los beneficios sociales tendrá derecho de separación en el caso de que la junta general no acordara la distribución como dividendo de, al menos, un tercio de los beneficios propios de la explotación del objeto social obtenidos durante el ejercicio anterior, que sean legalmente repartibles”.

Lo cierto es que durante un período de fuerte crisis financiera como el vivido puede parecer inoportuno “obligar” a las sociedades a repartir dividendos con la amenaza de posibles separaciones de socios, pero también es cierto que esta causa está prevista en el texto legal y que lo lógico es verla en vigor antes o después.

El socio que se separa tiene derecho a recibir el valor razonable de sus participaciones o acciones, de tal modo que, si no se llega a un acuerdo entre sociedad y socio, se valorarán por un experto independiente que designe el registrador mercantil.

La auditoría de cuentas anuales a petición de los socios minoritarios

Mario Cantalapiedra – Economista

Entre los mecanismos de defensa de sus intereses que la Ley reconoce a los socios minoritarios de las sociedades de capital, se encuentra el de poder solicitar una auditoría de las cuentas anuales, en el caso de que tengan dudas sobre la situación contable real de la empresa. Para ello han de acumular un mínimo del cinco por ciento del capital social y ajustarse a lo previsto tanto en la Ley de Sociedades de Capital como en el Reglamento del Registro Mercantil.

De este modo, según recoge el artículo 265.2 de la Ley de Sociedades de Capital, “en las sociedades que no estén obligadas a someter las cuentas anuales a verificación por un auditor, los socios que representen, al menos, el cinco por ciento del capital social podrán solicitar del registrador mercantil del domicilio social que, con cargo a la sociedad, nombre un auditor de cuentas para que efectúe la revisión de las cuentas anuales de un determinado ejercicio siempre que no hubieran transcurrido tres meses a contar desde la fecha de cierre de dicho ejercicio”.

La solicitud se debe realizar de acuerdo con lo que dispone el Reglamento del Registro Mercantil. En concreto, se necesita una instancia por triplicado, dirigida al Registrador Mercantil del domicilio social de la empresa, que exprese las circunstancias siguientes:

  • Nombre y apellidos del solicitante, DNI, domicilio a efectos de notificaciones y teléfono, con indicación de la condición de socio, el número de acciones o participaciones sociales que se tienen con el porcentaje de participación en el capital social que representan.
  • En caso de no ser socio fundacional, se habrá de adjuntar además la documentación que acredite dichas acciones o participaciones.Denominación y datos de identificación registral de la sociedad a auditar, así como su domicilio.
  • Causa de la solicitud, indicando expresamente la no obligación de verificar cuentas por parte de la sociedad, el ejercicio que se solicita auditar y que no han transcurrido tres meses desde la fecha de cierre del mismo.
  • Fecha y firma.

El auditor de cuentas, antes de aceptar el nombramiento por parte del registrador mercantil, deberá evaluar el efectivo cumplimiento del encargo de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas. De igual modo, el registrador habrá de fijar la retribución que percibirá el auditor o, al menos, los criterios para su cálculo.

Los tres tipos de consejeros en los consejos de administración

Mario Cantalapiedra – Economista

El consejo de administración de una sociedad es el encargado de su gestión y representación, para lo que debe intentar adoptar la mejor composición posible. En principio, pueden formar parte de este órgano tanto consejeros internos, relacionados con su dirección, como externos, los cuales analicen “desde fuera” la labor desarrollada por los directivos. Los segundos, a su vez, pueden ser dominicales o independientes. Veamos las notas que caracterizan a cada tipo de consejero:

1. Consejeros ejecutivos

Miembros del consejo que poseen funciones ejecutivas y directivas en la sociedad y mantienen una relación contractual con la misma. Por regla general, poseen un perfil técnico relacionado con sus labores de dirección. El ejemplo más claro es el del consejero delegado, un alto directivo de la sociedad con funciones ejecutivas, las cuales ejerce bajo la supervisión del propio consejo, y en quien se delegan algunas de sus facultades.

2. Consejeros dominicales

Miembros del consejo que acceden al mismo por ser titulares o representar a titulares de paquetes accionariales con capacidad de influir por sí solos, o por acuerdos con otros, en el control de la sociedad. Es decir, se hayan vinculados al accionista o grupo de accionistas de control (accionistas significativos).

3. Consejeros independientes

Miembros del consejo no vinculados con el equipo de gestión de la sociedad ni con sus accionistas de control, que acceden al mismo por sus conocimientos técnicos y su experiencia profesional. Por tanto, este tipo de consejero se elige en base a sus circunstancias personales y profesionales, con los objetivos de lograr una visión externa e independiente y defender los intereses de todos los accionistas, fundamentalmente de los minoritarios.

La composición que adopte en la práctica el consejo de administración de una sociedad suele depender mucho de su tamaño. De este modo, en las pymes es difícil encontrar consejeros independientes, que sí son habituales en las grandes empresas. No obstante, contar con su opinión y experiencia puede ser muy beneficioso para una sociedad, sobre todo, cuando ésta empieza a tener cierta dimensión (estoy pensando en medianas empresas). No es raro encontrar compañías que “mueren de éxito” cuando crecen, con la aparición de disputas en el seno de su consejo de administración, que no pueden resolverse con facilidad precisamente por no contar con el equilibrio que aportan voces independientes. El reto aquí es encontrar consejeros que verdaderamente sean independientes de quienes los nombran, y eso, en cualquier caso, no parece fácil de conseguir.

 

La obligación de reunirse trimestralmente para el consejo de administración

Mario Cantalapiedra – Economista

La administración de una sociedad limitada o anónima, es decir, su gestión y representación, se encomienda a los administradores, los cuales pueden organizarse como administrador único, al que se confieren individualmente dichos poderes de gestión y representación, como varios administradores que actúen de forma solidaria (individual) o conjunta, o como un consejo de administración.

Si se elige consejo de administración, éste deberá estar formado por un mínimo de tres miembros, siendo los estatutos de la sociedad los que fijen el número concreto o bien el máximo y el mínimo, caso en el cual será la junta de socios la encargada de determinar el número exacto. No obstante, en el caso de sociedades de responsabilidad limitada su consejo no puede tener más de doce miembros. El consejo podrá integrarse por consejeros ejecutivos, que además de ser miembros intervienen en la actividad diaria de la sociedad como altos directivos o empleados, y consejeros externos, que no intervienen en dicha actividad.

En las sociedades de responsabilidad limitada, tanto la organización como el funcionamiento del consejo se establecen en los estatutos, en los que se deben especificar sus reglas de convocatoria y constitución, así como el modo de deliberar y adoptar acuerdos por mayoría. Con respecto a las sociedades anónimas, cuando los estatutos no dispongan otra cosa, el consejo de administración podrá designar a su presidente, regular su propio funcionamiento y aceptar la dimisión de los consejeros.

Un tema muy importante es el que se refiere a cuál debe ser la periodicidad con la que se reúna el consejo de administración. Antes de la entrada en vigor de la Ley 31/2014, de 3 de diciembre, por la que se modifica la Ley de Sociedades de Capital para la mejora del gobierno corporativo, bastaba con que se reuniera una vez al año, dentro de los tres primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio social, para formular las cuentas anuales. Pero desde el 24 de diciembre de 2014, fecha de entrada en vigor de la Ley 31/2014, el consejo de administración debe reunirse, al menos, una vez al trimestre, con la finalidad de que mantenga una presencia constante en la vida de la sociedad. Los consejeros tienen la obligación de asistir personalmente a sus sesiones y en caso de que deleguen su representación para la asistencia en otras personas, los consejeros no ejecutivos (externos) solamente podrán hacerlo en otro consejero no ejecutivo.

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